Що потрібно знати про використання касових апаратів в Україні?
Касові апарати (РРО) — обладнання, яке застосовується для спрощення обліку товару та фінансів, а головне — для спрощення спілкування з податковою службою, оскільки це обладнання фіксує відомості про всі торгові операції, та передає на сервер фіскальної служби дані про кожну купівлю, що проводилася із застосуванням як банківської картки, так і готівки.
Виробники торговельного обладнання розробили гідну альтернативу – програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО).
Чим відрізняються РРО та ПРРО, які переваги різних видів реєстраторів, які особливості застосування РРО та ПРРО — про все це ми розповімо у статті.
Кому потрібен касовий апарат (РРО) у 2021 – 2022 р.
У 2020 році депутати ВРУ вже намагалися впровадити касові апарати для більшості підприємців з 2021 року, але після безлічі протестів вирішили зробити 2021 перехідним, а обов’язковим касовий апарат стане для всіх підприємців, за винятком І групи, починаючи з 1 січня 2022 року.
У 2021 році не обов’язковим є застосування касових апаратів для підприємців II-IV груп, за умови, що оборот не перевищує 220 розмірів мінімальної зарплати і вони не займаються реалізацією таких товарів:
- Ювелірних виробів або просто виконаних з дорогоцінних металів та із застосуванням дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння;
- Побутової та іншої складної техніки, що підлягає гарантійному обслуговуванню;
- Ліки, вироби медичного призначення, надають медичні послуги;
- Підакцизні товари.
Починаючи з 1 січня 2022 року застосування касових апаратів є обов’язковим для всіх фізичних осіб-підприємців на загальній системі оподаткування та для підприємців ІІ-ІV груп.
ПРРО для ФОП/класичний касовий апарат – що вибрати?
Кожен варіант має переваги.
Касовий апарат працює із помірною швидкістю. Зате він не вимагає підключення до комп’ютера та окремого принтера, а всі дані про товари вводяться безпосередньо до касового апарату. Останній фактор ускладнює будь-яку модернізацію вже тому, що якщо в магазині кілька кас, будь-які зміни потрібно впроваджувати у кожний РРО окремо. Працювати без підключення до інтернету касовий апарат може до 72 годин – це велика перевага для регіонів із нестабільним інтернет-покриттям. Одним із недоліків є те, що апаратура вимагає сервісного обслуговування, для якого потрібно мати договір із ЦСО. Усі послуги з обслуговування спеціалісти ЦСО надають на платній основі. Після придбання та встановлення касовий апарат можна експлуатувати 7 років. Потрібно бути дуже уважним при виборі касового апарату — перелік торговельного обладнання, яке можна використовувати для українських підприємців, регулярно оновлюється. Касовий апарат дозволяє видавати лише паперові чеки.
Програмний РРО – це спеціальна програма, яка встановлюється на телефон, планшет, комп’ютер або на інший гаджет. Вона систематично передає дані про всі покупки разом із електронними чеками на сайт фіскальної служби. ПРРО відрізняється мобільністю, відсутністю потреби платити за обслуговування програми, але має обмеження по роботі офлайн – не більше 36 годин поспіль та не більше 168 годин на місяць. При кожному підключенні ПРРО автоматично синхронізується з сайтом фіскальної служби і передає на нього всі дані про продаж, тому такі ліміти не складають труднощів для торгівлі. Важливо, що розробники ПРРО відстежують усі вимоги законодавства та постійно вносять до програм оновлення, тому підприємці мають актуальну версію ПРРО. ПРРО формує чеки двох видів – електронні та паперові. Останні друкуються за умови доступу до принтера. Також перевагою ПРРО є можливість швидко і без найменших збитків перенести базу даних з одного гаджета на інший.
Вибір обладнання для автоматизації торгівлі підприємці роблять залежно від умов роботи та власних переваг. Наприклад, для торгівлі в інтернет-магазині зручніше ПРРО, оскільки відносини з клієнтами підтримуються за допомогою месенджерів та електронної пошти.
Слід зазначити те що, що саме ПРРО здатний забезпечити якісну реалізацію маркетингової стратегії. Сполучення з різними програмами дозволяє повідомляти клієнтів про новинки, акції та знижки. Це робить будь-яку торгову точку привабливішою для клієнтів. Тому й офлайн-магазини все частіше переходять на ПРРО — і така тенденція з часом лише посилюватиметься.
Яке обладнання необхідно мати для застосування ПРРО?
Для застосування ПРРО у торгівлі необхідно мати:
- Гаджет (смартфон, планшет) або комп’ютер з доступом до Інтернету;
- Кваліфікований електронний друк (КЕП);
- Власне ліцензоване програмне забезпечення.
Кроки, які потрібно пройти для використання ПРРО
Впровадження ПРРО складається з таких етапів:
Вибір програмного забезпечення;
– Визначення відповідальної особи, яка отримає КЕП для засвідчення фіскальних чеків ПРРО, та власне оформлення КЕП;
– Реєстрація касира та його сертифіката кваліфікованого друку на сайті фіскальної служби. Для цього слід заповнити форму J1391801/F1391801.
– Реєстрація на сайті фіскальної служби торгового закладу (це може бути як стаціонарна точка, так і, наприклад, авто для пересувної торгівлі), в якому буде застосовуватись ПРРО. Для цього слід заповнити форму № 20-ОПП.
– Реєстрація кожної каси за допомогою заповнення форми J1316602/F1316602. На кожну касу необхідно встановити окрему ПРРО та кожну касу реєструвати окремо. – Сервер фіскальної служби надає кожному ПРРО окремий номер і дата його присвоєння є датою реєстрації, після якої можлива експлуатація ПРРО.
Який програмний РРО вибрати: Cashalot чи СОТА Каса?
ПРРО Cashalot розроблено для великих торгових мереж, складів, магазинів. Встановлюється на комп’ютер. Без підключення до інтернету може працювати до 36 годин – у цей час усім фіскальним чекам ПЗ присвоє отримані заздалегідь номери.
Можливе поєднання з бухгалтерськими програмами, наприклад, 1С, Підприємство, BAS, SAP, а також з програмою лояльності та іншими програмами. Для цього ПРРО після встановлення пари характерна простота перенесення баз даних.
Програмне забезпечення може керувати декількома касами, керівник підприємства встановлює для різних працівників різний рівень доступу.
Для авторизації у системі необхідно застосовувати:
- Логін;
- Пароль;
- Номер мобільного телефону;
- Телефон керівника підприємства;
- КЕП керівника.
СОТА Каса – хмарна програма. Працювати в цій програмі можна, якщо увійти в інтернет з будь-якого пристрою та будь-якого браузера. Чеки можна надсилати клієнтам за допомогою інтернету. Для користування сервісом потрібно придбати відповідну ліцензію, увійти до інтернету та авторизуватися за допомогою:
- Логіна;
- Пароля;
- номера мобільного телефону;
- КЕП.
СОТА КАССА застосовується зазвичай підприємцями з невеликим торговим обігом. Потрібно враховувати, що без доступу до інтернету виконувати операції за допомогою цього сервісу неможливо.
Чи необхідно для ФОП, який раніше оформив електронний підпис, створювати КЕП для роботи із ПРРО?
Кваліфікований електронний друк потрібний для засвідчення фіскальних чеків. Якщо у підприємця працевлаштований продавець, який застосовує свою КЕП у процесі експлуатації ПРРО, керівнику підприємства не потрібно оформляти власну КЕП. Але якщо підприємець сам виконує всі функції продавця чи касира, він має оформити КЕП.
Що таке «оффлайн-режим» та як функціонує ПРРО у цьому режимі?
ПРРО виконує свої функції навіть у випадку, якщо виникають проблеми з інтернет-повідомленням. Встановлене на гаджеті програмне забезпечення можна використовувати в режимі офлайн. Проте українське законодавство встановлює обмеження щодо кількості годин застосування ПРРО без підключення до інтернету:
- До 168 годин на місяць;
- До 36 години поспіль.
Переключення програмного забезпечення в режим офлайн і навпаки – в режим онлайн здійснюється програмним забезпеченням автоматично.
Застосування режиму офлайн за наявності підключення до Інтернету забороняється.
У цей час ПРРО надає чекам номера зі списку зарезервованих у діапазоні фіскальних чеків. Діапазон створюється автоматично і перша порція номерів, що зарезервуються, виділяється відразу після реєстрації ПРРО. Якщо зарезервовані в діапазоні номери чеків вичерпані, застосування режиму офлайн також неможливо.
Одразу після підключення до мережі інтернет ПРРО здійснює автоматичну синхронізацію з сайтом фіскальної служби та передає до податкової усі дані про продаж, які були здійснені офлайн.
ПРРО автоматично здійснює облік часу, проведеного офлайн, і попереджає користувача про завершення лімітів. Це вимога законодавства України — і всі ПРРО, які можна застосовувати офлайн, мають відповідати цій вимогі.
Чи потрібна КОРО для торгівлі із застосуванням ПРРО?
Книга обліку розрахункових операцій є обов’язковою для підприємців, які застосовують звичайне РРО, але тільки на випадок перебоїв з електроенергією чи поломки самого касового апарату.
Якщо підприємець застосовує ПРРО, у КОРО немає потреби — навіть у режимі офлайн робити та фіксувати розрахункові операції можливо. Якщо ж ПРРО виходить із ладу, розрахункові операції не виробляються до відновлення функціональності програмного забезпечення.
Чи є обов’язковим принтер чеків під час використання програмного РРО?
Принтер чеків не є обов’язковим пристроєм для ПРРО. Це пов’язано з тим, що при застосуванні ПРРО наказ МФУ №317 від 23.06.2020 не вимагає обов’язкового друку чека, який можна видати також у електронній формі або у вигляді QR-коду. У такому разі чек надсилається на електронну пошту або на будь-який месенджер.
Однак багато підприємців купують принтери фіскальних чеків, щоб ті покупці, які не є поціновувачами сучасних інформаційних технологій, теж могли отримати фіскальний чек. Це є жестом доброї волі, а не зобов’язанням підприємця, який застосовує ПРРО.
Чи потрібно друкувати та зберігати Z-звіти?
Z-звіт – це форма щоденної фіскальної звітності, яку ПРРО створює автоматично. Цей звіт реєструється у фіскальній службі.
Стандартів для зберігання цих звітів немає, підприємство чи підприємець можуть зберігати їх у будь-який зручний спосіб — у хмарі, на комп’ютері, у роздрукованому вигляді. Але важливо пам’ятати, що термін їх зберігання не менше 1095 днів.
Місце та спосіб зберігання, формат документації та відповідальна за зберігання Z-звітів особа підприємство має визначити у положеннях внутрішньої документації. Важливо пам’ятати, що щоденні звіти мають бути доступними для візуального ознайомлення представникам фіскальної служби.
