Вам необхідно відправити документ директору чи бухгалтеру для допідписання його?

З програмою M.E.Doc зробити — це легко! Відеоінструкція.

1. З головного меню увійдіть у Первинні документи – Реєстр первинних документів та оберіть Файл – Створити – Первинний документ.

2. Оберіть необхідний документ та заповніть його.

3. Для відправки натисніть Наступні дії – Відправити документ для допідписання.

4. У вікні, що з’явилося, оберіть отримувача з довідника співробітників або заповніть дані вручну та натисніть ОК.

Інформацію про статус відправленого посилання ви можете переглянути на вкладці Відправлено посилання.

Ви не знаєте чи є у Вашого контрагента програма для електронного документообігу чи ні? Але Вам необхідно відправити йому первинний документ для погодження та підписання.

     За допомогою програми M.E.Doc ви можете відправити своєму контрагенту посилання на цей документ. Перейшовши по ньому він зможе працювати із цим документом.

     Посилання на документ можна відправити в автоматичному режимі чи ручному. Відеоінструкція.

Крок 1. Налаштування для автоматичного відправлення посилання.

     Для того, щоб посилання на документ було відправлено на електронну скриньку отримувача автоматично необхідно виконати наступні налаштування.

1. З головного меню увійдіть у Довідники – Контрагенти. 

2. Оберіть необхідного контрагента та натисніть Файл – Редагувати. 

3.  В картці контрагента в розділі Контактні дані натисніть кнопку Додати. 

У вікні Контактні дані контрагента введіть найменування та за допомогою кнопки Додати, заповніть телефон та адресу електронної скриньки одержувача і натисніть ОК.

4. Встановіть відмітку Відправляти посилання на документ та натисніть ОК.

     Налаштування для автоматичної відправки посилання завершено.

Крок 2.  Відправка посилання в автоматичному та ручному режимі.

Для відправки посилання в автоматичному режимі:

1. Увійдіть у  Первинні документи – Реєстр первинних документів та оберіть Файл – Створити – Первинний документ. 

2. Оберіть необхідний первинний документ та заповніть його.

3. Для автоматичного відправлення посилання на документ натисніть Наступні дії – Відправити контрагенту. 

       4. Під час відправки документа програма M.E.Doc автоматично сформує посилання та відправить його на вказані у розділі Контактні дані електронні адреси.

Очікуйте відповіді від контрагента із результатом обробки документа.
     Інформацію про статус відправленого посилання ви можете переглянути на вкладці Відправлено контрагенту.

Для відправки посилання в ручному режимі:

     Відправити посилання на документ у ручному режимі можна тільки, після відправки електронного документа контрагенту.

1. Оберіть у меню Наступні дії – Надіслати посилання на документ.

2. У вікні, що відкрилося, натисніть , щоб додати дані контрагента для відправки посилання на документ.

3. Після внесення даних контрагента поставте відмітку та натисніть кнопку ОК.

4. Програма повідомить вас про успішну відправку посилання на документ.

5. Очікуйте відповіді від контрагента із результатом обробки документа.

Підготовка Додаткової угоди

1. У головному меню програми M.E.Doc оберіть розділ Первинні документи. На панелі праворуч оберіть модуль Реєстр первинних документів:

2. У вікні Реєстру первинних документів створіть Додаткову угоду про електронний документообіг з ПрАТ «АК «Київводоканал».

На панелі інструментів натисніть кнопку Створити . У меню, що відкриється, оберіть пункт Первинний документ:

3. Відкриється вікно Створення звіту. На панелі ліворуч оберіть розділ Шаблони клієнтів – Водоканал. Або, щоб швидко знайти документ, введіть його назву у полі Пошук.

У списку праворуч оберіть документ ДОДАТКОВА УГОДА (KVL_DU) та натисніть кнопку Створити:

Відмітка Відкривати перший створений документ повинна бути встановлена.

4. Створений документ відкриється у окремій вкладці:

Заповніть дату та номер договору, натиснувши на відповідних полях ліву кнопку миші.

Поля, що підсвічені жовтим кольором, доступні для заповнення та редагування. Документ автоматично заповнюються даними, що вказані у довіднику Картка підприємства. Перевірте правильність заповнення документа. Введіть відсутні дані та, за потреби, скоригуйте дані, що були заповнені автоматично.

Збережіть документ, натиснувши кнопку панелі інструментів Зберегти .

 Збережений документ доступний у модулі Реєстр первинних документів та може бути змінений, підписаний і відправлений у будь-який зручний час.

Підписання та відправка Додаткової угоди

1. Для підписання документа відкрийте вкладку Наступні дії. На панелі праворуч натисніть Відправити документ:

У разі, якщо дані відсутні у програмі, буде запропоновано зберегти дані ПрАТ у довідниках програми:

Натисніть Продовжити.

2. Виконайте підписання Додаткової угоди за допомогою електронного підпису особи, що уповноважена підписувати угоду:

Оберіть каталог, де зберігаються електронні ключі (зазвичай, це файли з розширенням *.zs2  або *.dat), та введіть пароль.

Натисніть кнопку ОК.

Набір електронних підписів, що застосовуються для підписання документа, визначається налаштуваннями користувача. Виконайте підписання за допомогою сертифікатів, що запропонує програма (наприклад, відповідальна особа та/або сертифікат печатки установи).

3. Для відправки Додаткової угоди засобами електронного документообігу виконайте підписання сертифікатом шифрування:

Натисніть кнопку ОК.

4. Додаткову угоду про електронний документообіг підписано.

Підписана Додаткова угода відправлена до ПрАТ «АК «Київводоканал».

У М.E.Doc реалізовано багатосторонній обмін електронними документами, зокрема,

e-ТТН. Отже, ви можете надіслати е-ТТН декільком контрагентам відповідно до вказаного маршруту.

Розглянемо покроково, як створити e-ТТН, відправити отримувачам на узгодження та отримати назад вже підписаний власний екземпляр.

Крок 1. Увійдіть до розділу «Первинні документи» та в головному меню натисніть на Реєстр первинних документів (Рис. 1).

Рис. 1

Крок 2. У вікні, що відкрилось, оберіть Файл – Створити. В отриманому меню натисніть на Первинний документ (Рис. 2).

Рис. 2

Крок 3. Після відкриття Створення звіту, оберіть серед шаблонів первинних документів шаблон ТТН та натисніть кнопку Створити (Рис. 3).

Рис. 3

Крок 4. У документі, що відкрився, заповніть необхідні поля (Рис. 4).

Рис. 4

Крок 5. На вкладці Наступні Дії оберіть та натисніть на опцію Передати документ на підпис (Рис. 5).

Рис. 5

Крок 6. У стані документа з’явиться запис про його перевірку та про потрібність підписати КЕП (Рис. 6).

Рис. 6

  Тільки на цьому етапі (після відправки на підпис) можлива зміна маршруту документа. Для цього на вкладці Наступні дії перейти в Маршрут документа та, за необхідності, зробити необхідні маніпуляції (Рис. 7).

Рис. 7

Крок 7. Здійсніть підписання КЕП та відправте документ за обраним маршрутом (Рис. 8).

Рис. 8

Отже, ми розглянули на прикладі багатосторонній обмін документами за обраним маршрутом:

Отримувач 1 (Отримувач 2) отримає ТТН як вхідну кореспонденцію.

У кожного з отримувачів є можливість узгодити документ, підписавши його або відхиливши. І лише після узгодження та допідписання документа фінальним отримувачем, документ вважається таким, який пройшов весь обраний маршрут.

Налаштувати багатосторонній обмін e-документами можна тільки до початку роботи з e–ТТН у конструкторі шаблона документа через параметр Кількість отримувачів. У цьому разі Кількість отримувачів, яким буде надсилатися документ (від 1 до 5) зручно обрати зі списку (Рис. 9).

Рис. 9

При багатосторонньому обміні з’являється нова опція «Маршрут документа», яка дозволяє обрати поля документа, з яких буде складатися його маршрут для подальшого ЕДО.

Важливо! Функція багатостороннього обміну первинними документами можлива лише за умови використання версії програми не нижче 11.01.009 всіма учасниками обміну документами.

Наочно про роботу з e-ТТН у програмі М.E.Doc – у відеоуроці

АРХІВУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Переміщення первинних документів у архів дозволяє зменшити обсяг даних, що обробляються у програмі, та пришвидшує її роботу.

Документи, що були перенесені до архіву, видаляються з бази даних програми і зберігаються на жорсткому диску комп`ютера у архівних файлах.

 Зверніть увагу!

Зменшення фактичного розміру самої бази даних не відбувається, зменшується тільки обсяг даних, завдяки чому збільшується швидкодія програмного комплексу.

Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, що знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файл архіву у програму. Записи про архівні документи (завантажені у програму) відображаються у модулі Реєстр первинних документів.

Файли архівів документів можуть знаходитись у двох станах: підключений до бази програми та відключений. Архівні документи, що знаходяться у архіві, підключеному до програми, доступні для перегляду, друку та експорту у модулі Реєстр первинних документів. Якщо архівна база відключена – користувачі можуть лише переглядати записи про архівні документи у Реєстрі первинних документів.

 Дії з архівними документами обмежені – можливий лише перегляд, експорт та друк у разі підключення архіву до основної бази.

Видалення файлу архіву з диску комп`ютера призведе до втрати даних про архівні документи.

У разі пошкодження або втрати основної бази документів, також будуть втрачені відомості про архівні документи.

Налаштування архівації документів:

1. Перейдіть у розділ Адміністрування – Архівування документів.
2. Активуйте функцію архівування, встановивши опцію Архівування періодів. Якщо опція не встановлена, архівування не виконується.

 При встановленій опції Архівування періодів документи, для яких встановлюється стан обробки Архів, будуть автоматично переміщуватися із бази програми у існуючі файли архівів, згідно з встановленими налаштуваннями архівування. Встановлення стану обробки Архів виконується у Реєстрі первинних документів по команді контекстного меню Помістити в архів , або команді меню Файл – Помістити в архів.

1. У полі За періодом зі списку оберіть період, за який будуть створюватись архівні файли: Місяць, Квартал, Рік.
2. У полі Шлях зберігання архіву вкажіть каталог на жорсткому диску комп`ютера, в якому будуть зберігатися архівні файли.

1. Для створення архівів натисніть кнопку Розпочати архівування.
2. Відкриється вікно повідомлення:

Для продовження натисніть ОК.

1. Будуть створені файли архівів відповідно до обраного періоду архівування. Наприклад, якщо обрано період місяць, буде створено файли архіву для кожного місяця, в якому існують відпрацьовані документи. До архіву переносяться документи, що мають стан обробки Архівний.

Після завершення архівування буде відображено протокол виконання операції.

1. У вікні модуля відобразиться перелік архівних файлів, що були створені:

У розділі Документи, у колонках з (включно) і по (не включно) вказані діапазони дат виписки документів, що зберігаються у файлі архіву.

 Якщо не знайдено жодного документу, що має стан Архів, буде виведено відповідне повідомлення, файл архіву створено не буде.

ЯК ПРАЦЮВАТИ З АРХІВАМИ

Додавання архіву

Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, які знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файли архівів у програму. Записи про архівні документи (завантажені у програму) відображаються у модулі Реєстр первинних документів. Для архівних документів у колонці реєстру Архів проставляється
позначка .

Для додавання архівів для перегляду у програмі натисніть кнопку Додати існуючий.

У вікні Відкриття файлу, що відкриється, оберіть файл архіву, який необхідно додати, та натисніть кнопку Відкрити.

Доданий архів відобразиться у вікні модуля. За замовчуванням доданий архів набуває стану Підключений, тобто документи, що містяться у файлі архіву доступні у Реєстрі первинних документів для перегляду, експорту та друку.

 Додати можливо лише архів, що містить документи з кодом ЄДРПОУ поточного підприємства.

Видалення архіву

Для видалення архіву зі списку, оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Видалити.

Відкриється вікно повідомлення:

Для підтвердження видалення натисніть Так.

Видалений архів не буде відображатися у списку вікна модуля, але залишається на жорсткому диску у вказаному каталозі.

Документи, що містяться у архіві, який було видалено, недоступні для перегляду у програмі.

Відключення та підключення архіву

Файли архівів документів можуть знаходитись у двох станах: Підключений до бази програми та Відключений. Архівні документи, що знаходяться у архіві, підключеному до програми, доступні для перегляду, друку та експорту у модулі Реєстр первинних документів. Якщо архівна база відключена – користувачі можуть лише переглядати записи про архівні документи у Реєстрі первинних документів. За замовчуванням доданий у програму архів набуває стану Підключений.

Для відключення архіву оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Відключити.

Статус обраного архіву зміниться на Відключений, кнопка змінить назву на Підключити:

Документи, що містяться у відключеному архіві, доступні користувачам лише для перегляду загальної інформації про документ у вигляді записів у Реєстрі первинних документів.

Для підключення архіву до бази програми оберіть рядок відключеного архіву та натисніть кнопку Підключити. Документи, що містяться у архіві, стануть доступні користувачам у Реєстрі первинних документів для перегляду, друку та експорту.

Перенесення документів у архів

У Реєстрі первинних документів, документи, які знаходяться у файлах архівів, позначаються символом у колонці Архів.

До архіву можливо перемістити документи, що мають стан обробки Архів.

Для встановлення стану обробки Архів виділіть документ, чи групу документів у вікні Реєстру первинних документів, та оберіть пункт контекстного меню Помістити в архів або пункт головного меню Файл – Помістити в архів. Помістити в архів можливо будь-які документи.

Якщо у розділі Адміністрування – Архівування документів встановлена опція Архівування періодів, документи, для яких встановлено стан обробки Архів, автоматично переносяться у архівний файл. Після виконання команди Помістити в Архів, виводиться вікно повідомлення:

Для підтвердження перенесення документів у архів натисніть ОК.

Програма повідомить про завершення операції:

Переглянути список архівних документів у Реєстрі первинних документів можливо обравши фільтр Стан обробки – Архів.

На вкладці Наступні дії для таких документів відображається повідомлення «Документ знаходиться в архіві <Ім`я файлу архіву>».

 УВАГА! Документи, переміщені у архів, не зберігаються у резервній копії бази даних програми.

Раніше, для обміну даними між обліковою системою та M.E.Doc використовували стиковку (найвідоміша «Медова стиковка»). Для використання її переваг користувачу необхідно було придбати окремий файл. Відтепер розробником представлений новий модуль “M.E.Doc.Інтеграція”. Придбавши даний модуль маєте можливість використовувати будь-який файл стиковки або завантажувати його безкоштовно від розробника.
Зауважимо! Повноцінна робота M.E.Doc.Інтеграції можлива, як і раніше, лише при оплаті ліцензії. Ціна від розробника не змінилася, для нових клієнтів 602 грн на рік, а щорічне продовження 600 грн на рік, незалежно від кількості е-документів.

Додатковий модуль працює, як всі модулі програми, за кодом доступу. Після оплати модуля необхідно завантажити його до програми, в розділ “Адміністрування” – “Керування кодом доступу”.
Подальша перевірка сформованих ліцензій та терміни їх дії можна відслідковувати в програмі (в тому ж розділі) або на офіційному сайті в розділі “Код доступу”.

Важливо! Використання нового модулю доступне починаючи з оновлення M.E.Doc, версії 11.00.005.

У програмі “M.E.Doc” реалізовано можливість створення власних шаблонів первинних документів (наприклад, рахунків, актів, акті замовлення та повернення, довіреностей, договорів, специфікацій по підприємству та інших будь яких документів). Створивши власний шаблон ви з легкістю зможете його заповнити, підписати та відправити своєму контрагентові. Для створення власного шаблону виконайте наступне:

1. Увійдіть в Первинні документи – Шаблони первинних документів.
2. Оберіть групу, до якої необхідно додати новий шаблон або створіть власну через команду Файл – Додати групу.

1. Оберіть команду меню Файл – Створити запис.

1. У відкритому вікні Новий шаблон, де задаються основні параметри для шаблону: код, найменування, тип документа та група.

1. Натисніть кнопку ОК, після чого відкриється Конструктор шаблона.

Користуючись підключеними допоміжними системними полями та висувними панелями ви самостійно створюєте власний шаблон. Збережіть його та починаєте використовувати у своїй роботі.

У конструкторі шаблону документу доступна функція Налаштування комплекту підписів для створеного шаблону документу. Оберіть команду Файл – Налаштування комплекту підписів.

Відкриється вікно Підписи в якому допомогою кнопок зі стрілками сформуйте бажаний комплект підписів для даного документу.

Обмінюйтеся первинними документами в електронному вигляді через Інтернет адже це регламентовано рядом законів України, тому ви можете без жодних сумнівів чи побоювань використовувати всі можливості програмі «M.E.Doc».

До первинних документів (актів, рахунків, договір та інші документів) можна додавати файли таких форматів, як  TXT, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF.

Для того, щоб це зробити виконайте наступне:

1. Увійдіть у розділ Первинні документи – Реєстр первинних документів та оберіть команду меню Файл – Створити – Первинний документ.

1. У вікні відкритого первинного документа оберіть команду Правка – Додати вкладення.

1. На виконання відкриється стандартне вікно вибору файлів. Оберіть один або декілька файлів та натисніть на кнопку Відкрити.
2. Додані файли відобразяться на вкладці Вкладення.

1. Із доданим до первинного документа вкладенням можете виконати такі дії: зберегти файл, відкрити файл для перегляду, видалити вкладення з первинного документа.

При підписанні первинних документів виконується також і підписання вкладень. При погодженні документа контрагентом виконується також допідписання вкладення у форматі p7s.

Відеоінструкція – https://www.youtube.com/watch?v=w7_fVhxmW9E&index=7&list=PL9Kdn-9UWhDVZHgQ4sgx1OvYNIKDLE6Cn

За допомогою унікальної функції в програмі M.E.Doc ви можете створювати одні первинні документі на основі даних інших документів.

Щоб це зробити виконайте наступне:

1. Із головного меню увійдіть у розділ Первинні документи – Реєстр первинних документів.
2. Оберіть Рахунок, на підставі якого необхідно створити інший первинний документ.
3. Увійдіть у меню Файл – Створити на основі та у списку, що відкрився оберіть потрібний пункт, наприклад  Створити Акт на основі Рахунка:

1. АКТ відкриється окремою вкладкою, його поля будуть автоматично заповненні даними вихідного документу (у нашому прикладі – Рахунку).

Поле номеру документу – порожнє. Якщо була налаштована автоматична нумерація документів, створені документи отримають номер, сформований згідно виконаних налаштувань (налаштування виконуються у розділі Адміністрування – Параметри системи, у вкладці Звітність).

1. Після заповнення та підписання документа ЕЦП у користувача є можливість  відправити його на узгодження контрагенту обравши Наступні дії – Відправити документ.

Обов’язково дочекайтеся відповіді від вашого контрагента

В програмі M.E.Doc передбачено можливість роботи з первинними документами такими як договори, рахунки, акти, видаткові накладні тощо.

Для обміну первинними документами необхідно виконати на наступні дії:

Крок 1. Створення та відправка документа контрагентові.

Перейдіть до розділу Первинні документи – Реєстр первинних документів та оберіть меню Файл – Створити – Первинний документ.

У відкритому вікні оберіть потрібний документ та натисніть Створити

Заповніть документ. ПОРАДА!!! Коректне заповнення усіх довідників пришвидшить роботу з первинними документами.

Заповнений документ підпишіть та відправте контрагенту. Для цього у вкладці Наступні дії натисніть Підписати документ, а після Відправити документ.

Зверніть увагу! У програмі є зручна функція – створення одних первинних документів на основі інших. Для цього, необхідно обрати первинний документ та через меню Файл – Створити на основі  обрати, які саме документи необхідно створити.  Створені документи відкриються в окремих вкладках та заповняться даними з обраного первинного документу.

Крок 2. Отримання та погодження первинних документів контрагентом.

Контрагент отримає первинний документ як звичайну кореспонденцію, натиснувши кнопку Отримати повідомлення .

Отриманий документ буде збережено у Реєстрі первинних документів.

Перейдіть у розділ Первинні документи – Реєстр первинних документів та відкрийте отриманий документ, перевірте його та через вкладку Наступні дії погодьте документ.

Можливі дії з документом:

• Затвердити документ – контрагенту буде відправлено повідомлення про погодження документа.

• Відмовити у прийомі – контрагенту буде відправлено повідомлення про відмову, в якому можна вказати причину відмови документа.

• Відредагувати документ – отримувач власноруч вносить в документ бажані зміни і направляє документ на погодження відправнику.

Крок 3. Отримання відповіді від контрагента.

Натисніть на панелі інструментів  для отримання відповіді від вашого контрагента.

До відправленого первинного документу прикріпляються повідомлення про отримання документа контрагентом та повідомлення про результат обробки документа.

Увага! Якщо документ було відхилено – виправте помилки та відправте знову контрагентові на погодження.

Відеоінструкція