Автоматизація багатьох облікових і звітних процесів полегшує не тільки роботу бухгалтерам, але й дозволяє оперативно та вчасно проводити всі розрахунки. Як у цьому допомагає програмне забезпечення ISpro і які його основні можливості, читайте у статті.
Ведення обліку праці, нарахування та виплати заробітної плати є важливим елементом системи обліку та управління, оскільки, з одного боку, це допомагає визначити суму витрат на оплату праці і, відповідно, визначити фактичну собівартість виготовленої продукції, виконаних робіт та наданих послуг, з іншого боку, дозволяє максимально ефективно використовувати наявні трудові ресурси.
Розрахунок заробітної плати та нарахування внесків — це дуже трудомісткий процес, під час якого необхідно враховувати безліч параметрів:
- діючу в організації систему оплати праці;
- виплати, на які мають право співробітники;
- регламентовані законодавством податки і внески, що обчислюються з фонду оплати праці;
- способи відображення нарахованої зарплати і податків у витратах установи.
Автоматизація обліку праці та оплати
Основними засадами ведення обліку праці та її оплати є:
- інтеграція кадрового обліку, обліку праці та її оплати в єдине ціле;
- централізація обробки інформації з обліку праці та її оплати;
- автоматизований збір інформації про вихід працівників на роботу та відпрацьований ними час;
- автоматизація типових розрахункових операцій;
- автоматизований контроль за правильністю проведення ручних розрахунків та коригувань.
Незважаючи на значну важливість автоматизації обліку праці та її оплати для облікової системи, ця ділянка обліку є найскладнішою ділянкою автоматизації, що обумовлено такими проблемами:
- складність розрахунку та різноманітність структур заробітної плати працівників різних підприємств;
- постійна зміна нормативних документів, що визначають порядок нарахування заробітної плати, здійснення нарахувань та утримань із неї;
- неоднозначність трактування чинного законодавства;
- різноманітність алгоритмів здійснення допоміжних розрахунків за різними видами оплати та умовами виплат;
- наявність умов та пільг при утриманні податку на доходи фізичних осіб;
- наявні розбіжності періоду нарахування та виплати заробітної плати залежно від особливостей роботи підприємств;
- формування регламентованих звітів, які постійно уточнюються та змінюються.
Система Обліку персоналу у складі комплексу ISpro
Система Обліку персоналу складається з підсистем Облік кадрів і Облік праці й заробітної плати. Зв’язки між документами та модулями системи дозволяють спростити та пришвидшити процес обліку персоналу.
Структура підсистеми Управління персоналом
Підсистема Облік праці й заробітної плати відповідає за такі операції:
Робота з підсистемою починається з налаштування. Уся інформація в модулі Налаштування підсистеми Облік праці й заробітної плати представлена у вигляді ієрархічного списку з такими пунктами:
- Види оплат — налаштовується перелік нарахувань, утримань і виплат, які об’єднані в групи. Для кожної групи застосовується певний перелік методів розрахунку. Для кожного методу визначені параметри налаштування. З використанням різних параметрів одного й того самого методу розрахунку можна налаштовувати кілька видів оплати (до 1000 видів оплати).
- Фонди — налаштовується перелік нарахувань на заробітну плату, задаються алгоритми розрахунку сум та значення для розрахунку, а при зміні значень враховується дата таких змін.
- Перерахування — налаштовується список перерахувань до бюджету для автоматичного формування платіжних доручень.
- Довідники — група містить довідники для інформації, що змінюється не дуже часто: Обліковий склад, Категорії персоналу, Групи категорій персоналу, Підстава прийому, Підстави звільнення, Чини, Ранги, Звання, Види посвідчень, Види додаткових адрес, Причини непрацездатності, Відомості, Страховий збір, Транзитні рахунки проводок, Списки видів оплати, Списки датованих величин, Види трудової діяльності, Науковий ступінь, Вчене звання, Кваліфікаційні категорії.
Зверніть увагу! У підсистемі Облік кадрів — модуль Налаштування — пункт Довідники для бюджетних організацій заповнюються довідники: Ранги, Чини, Звання, які використовуються в підсистемі Облік праці та заробітної плати для розрахунків відповідних надбавок.
Пункт Методи розрахунку містить список доступних методів розрахунку нарахувань і утримань. За замовчуванням Комплексом пропонуються Основні методи розрахунків, застосування яких можливе в усіх організаціях незалежно від сфери діяльності.
Залежно від сфери діяльності підприємства зазначається перелік доступних методів розрахунку:
- Для промислових підприємств;
- Для бюджетних організацій;
- Для військових організацій;
- Для прокуратур;
- Для міліції;
- Для морських і річкових портів;
- Для житлово-комунальних підприємств;
- Для навчальних закладів;
- Для медичних установ.
Облік заробітної плати держслужбовців
Заробітна плата державного службовця складається з основного окладу, доплати за ранг (спеціальні звання, класні чини), надбавок за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи, за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, за знання та використання в роботі іноземної мови, за науковий ступінь кандидата або доктора наук з відповідної спеціальності, за почесне звання «заслужений», за вислугу років, премій тощо.
Комплекс ISpro автоматично виконує розрахунок різних видів надбавок, премій, допомог, у тому числі:
- надбавки за вислугу років від стажу: загального, безперервного, галузевого, в організації, держслужби;
- надбавки за ранг, звання;
- щомісячної премії від планового або фактичного заробітку;
- надбавки за шкідливі й важкі умови праці, за розширену зону обслуговування;
- компенсації податку, оподатковуваної і неоподатковуваної матеріальної допомоги;
- індексації доходу, індексації державної матеріальної допомоги.
Основним джерелом обліку заробітної плати є Особовий рахунок, який містить, зокрема, усі кадрові дані співробітника та індивідуальні налаштування, які впливають на нарахування заробітної плати:
- Загальні відомості
- Постійні нарахування
- Постійні утримання
- Дані про надані та використані відпустки
- Лікарняні
- Облік внутрішнього сумісництва
- Облік стажу
- Підсумований облік робочого часу
- тощо
В Особовому рахунку співробітника зазначається ранг, у трудовій діяльності заповнюються дані з трудової книжки з урахуванням коефіцієнтів за різними видами стажу (у т. ч. держаного службовця), зазначаються категорії посад. Якщо ці дані заповнені службою персоналу / відділом кадрів, бухгалтер усе бачить у своїй частині обліку.
Розглянемо основні складові, які стосуються держслужбовців.
Доплата за ранг проводиться відповідно до рангу, присвоєного державному службовцю, розрахунок суми доплати за ранг проводиться автоматично.
Надбавка за вислугу років виплачується державним службовцям щомісячно у відсотках до посадового окладу з урахуванням доплати за ранг і залежно від стажу державної служби у відповідних відсотках. Розрахунок надбавки за вислугу років проводиться автоматично залежно від стажу державної служби. У системі налаштовуються параметри розрахунку, тобто зазначається шкала відсотка залежно від кількості років стажу державної служби. Система відслідковує зміну відсотка надбавки при досягненні наступного інтервалу стажу.
Преміювання державних службовців здійснюється на основі Положення про преміювання відповідного державного органу, яке розробляється відповідно до вимог Типового положення про преміювання державних службовців органів державної влади. Відповідно до Положення налаштовується розрахунок усіх видів премій. Залежно від періодичності та виду премій такі види оплат можуть розраховуватись автоматично, наприклад щомісячні, або зазначатися сумою або відсотком при нарахуванні разової премії.
Державним службовцям надається щорічна відпустка з виплатою допомоги для оздоровлення в розмірі посадового окладу. Крім того, державному службовцю за кожний рік державної служби надається один календарний день щорічної додаткової оплачуваної відпустки, але не більш як 15 календарних днів. Якщо в комплексі формують накази по установі, то існує можливість проводити розрахунок сум відпускних та матеріальної допомоги на оздоровлення на підставі наказу про відпустку. Якщо накази в системі не створюються, бухгалтер формує документ розрахунку. Розрахунок суми проводиться автоматично, а для контролю можна переглянути та роздрукувати Роз’яснення розрахунку. Завдяки детальному протоколу роз’яснення розрахунку заробітної плати користувач легко може перевірити вихідні дані, порядок розрахунку та розрахункові формули, які були використані для кожного нарахування або утримання.
Надбавка за вислугу років, доплата за ранг та будь-які постійні нарахування та постійні утримання можна налаштувати як для всього підприємства, так і індивідуально кожному співробітнику.
Для нарахувань і утримань можна вказати як відсоток, так і точну суму, а також дати початку й закінчення дії.
Преміювання та інші разові нарахування додаються у розрахункові листи за допомогою модуля Універсальний документ. Це зручно тому, що по кожному нарахуванню можна зробити виплату в міжрозрахунковий період. Якщо в Комплексі ведеться облік кадрів, то в модулі Універсальний документ формуються документи на підставі наказів та протоколів ФСС. Це дозволяє зменшити витрати часу на розрахунок та уникнути можливих помилок при ручному внесенні інформації.
Облік внутрішнього сумісництва. Для внутрішнього сумісника можна створити додатковий особовий рахунок, у якому можна вказати всі дані для нарахування заробітної плати: систему оплати, кількість ставок, оклад, надбавки. Такий особовий рахунок зазначається в основному особовому рахунку як додатковий, та в основному розрахунковому листі виконується перерахунок податків з урахуванням податків, розрахованих для внутрішнього сумісника.
Звітність
У комплексі ISpro проводиться формування всіх необхідних регламентованих звітів:
- об’єднана звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ;
- щомісячна і щоквартальна 1-ПВ;
- форми 1-К, 2-К, 6-ПВ;
- інші форми.
Можливий експорт звітів у систему електронного документообігу M.Е.DOC.
Аналітична розрахункова відомість містить зведені дані за всіма видами нарахувань і утримань як по підприємству, так і по кожному співробітнику, суми нарахувань на заробітну плату, суми проведень.
Цей модуль дозволяє оперативно оцінити ситуацію з нарахуванням зарплати по установі.
Слід також зазначити, що в системі проводиться формування регламентованих звітів, у т. ч.:
- особової картки державного службовця;
- КСДС;
- довідки на пенсію держслужбовця.
Висновки
Автоматизація є одним із найважливіших кроків у процесі удосконалення обліку праці, тому що її впровадження та налаштування найчастіше починають саме з обліку праці та її оплати через трудомісткість даної роботи, а це, у свою чергу, сприяє своєчасному одержанню точної інформації про витрати фонду заробітної плати, про всі операції, які пов’язані з розрахунками зі співробітниками та бюджетом. Здійснення автоматизації в кожній установі дуже швидко вирішує проблему оперативності і точності інформації та своєчасності виплат працівникам. Належне використання інформаційних технологій суттєво вдосконалює всю систему обліку.
Комплекс ISpro має всі інструменти, які роблять облік заробітної плати держслужбовців гнучким, швидким, прозорим, а головне — точним.
Комплекс ISpro має також можливості для корпоративного обліку в організаціях з розгалуженою структурою. Це дозволяє проводити розрахунки за єдиними правилами та з використанням єдиних довідників усім підприємствам такої організації, що сприяє швидкому отриманню зведених даних.
Розробник забезпечує регулярний випуск пакетів оновлення Комплексу, які повною мірою відповідають чинним законодавчим нормам України у сфері обліку кадрів, праці і заробітної плати.
Існуючі в системі інструменти експорту та імпорту даних з інших облікових систем дозволять перенести всі дані, необхідні для початку роботи з ISpro, а також вести обмін даними в процесі роботи.
Посилання: https://rbb.radnyk.ua/posts/nyuansy-obliku-zarobitnoyi-platy-derzhsluzhbovcziv-u-programnomu-zabezpechenni-ispro/
