У цій статті ми розповімо, на що звернути увагу під час вибору програмного РРО, адже їх в Україні існує понад 300! Поговоримо про те, як не переплачувати та купити якісний продукт.
З 2020 року бізнес-середовище знаходилося під ймовірністю введення інструментів фіскалізації – обов’язкового використання РРО (звичного апаратного чи новітнього програмного). Тепер стало ясно що рано чи пізно більшості ФОПів таки доведеться встановлювати РРО. Апаратні рішення – це скоріше вчорашній день, адже бізнес сьогодення вимагає мобільності. Давайте розглянемо, які існують моделі програмних РРО.
Модель “Все в одному“
Така модель ПРРО передбачає наявність основних опцій в одному пристрої:
- програмний РРО;
- еквайринг (оплата карткою);
- складський облік та ін.
Найчастіше такий пристрій портативний і схожій на банківський термінал. Дуже зручна річ, дозволяє вести облік і приймати гроші з карти, автоматично формуючи чек.
На що звернути увагу, вибираючи універсальне ПРРО:
- Вартість такого терміналу порівняно з вартістю гарного касового апарату – більше 10 тис. грн., і їх необхідно сплатити відразу, тобто придбати. Якщо завтра РРО відмінять, а термінал у вас залишиться і чималі гроші будуть витрачені даремно. Тому вибір такого рішення має бути продиктований виробничою необхідністю, а не примусовою фіскалізацією.
- Висока вартість не означає відсутність платежів за обслуговування, порівняно з платежами за обслуговування касових апаратів. Приготуйтеся платити за це обслуговування 1500-3000 грн в рік.
- Компактні розміри дають можливість використати такий термінал в невеликих приміщеннях, на виїзді, де ви відчуєте переваги його мобільності. Але це означає малий запас міцності, особливо механіки – обмеженість друкарського механізму, який друкує самі чеки. Така техніка розрахована на малу кількість чеків і якщо об’єми друку великі, то чекайте частих поломок. Ремонтувати пристрій безкоштовно вам ніхто не буде. Радимо одразу уточняти ресурс такого терміналу у продавця і не використовувати його при масових продажах.
- Еквайринг, який останнім часом став доступніший (з 2% знизився до 1%), на таких пристроях однозначно матиме вищий відсоток! Наприклад може бути 3%. Порахуйте, якщо у вас виручка 100 000 грн в місяць, то ви заплатите 3 000 грн. за еквайринг (замість 1 500 грн. при використанні наприклад банківського терміналу). І це переплата в місяць, а в рік: 1500*12=18 000! Погодьтеся, це немала сума!
ВИСНОВКИ: Дізнавайтеся у продавця про усі можливі супутні витрати, які виникають при використанні еквайрингу на універсальному ПРРО і відповідно порахуйте свої втрати за гіршим сценарієм. Можливо, ви будете неприємно здивовані їх розміром.
”Безкоштовний” пакет використання ПРРО
Часто підприємцю пропонують “безкоштовний” пакет ПРРО або коли якась кількість чеків в місяць дається безкоштовно. Іноді пропонують безкоштовно оформляти чеки на малі суми. Привабливо? Так, але тут є “підводні камені” – розглянемо їх.
Якщо під час використання безкоштовного пакету ви раптом вийдете за встановлений ліміт, то за понад нормовані чеки ви можете заплатити удвічі дорожче! І неважливо – буде це хоч би один зайвий чек, чи перевищення встановленої суми в чеку на 1 грн.
ВИСНОВКИ: Уточняйте у продавця, на який тариф є можливість перейти у разі перевищення встановлених норм безкоштовного пакету. Орієнтуйтеся саме на нього, це реальна ціна, яку вам доведеться платити згодом, а уявна “безкоштовність” буде лише бонусом.
ПРРО разом з інтеграцією у вашу облікову програму
Значна частина ПРРО використовується спільно з обліковими системами або навіть інтегрується в них. Погодьтеся, це зручно. Часто таку інтеграцію продають окремим прайсом. Але слід пам’ятати, що її також необхідно підтримувати в працездатному стані. Окрім вартості інтеграції, яка найчастіше фіксована, є ще витрати по її налаштуванню. Вони можуть бути значно дорожчі від вартості самої інтеграції, а іноді навіть дорожчі за саме ПРРО.
ВИСНОВКИ: Запитайте продавця про налаштування інтеграції. Не розпочинайте впровадження, поки вам не озвучать остаточну вартість цієї послуги. Зафіксуйте її в договорі і уточніть, чи буде вона зростати протягом року. Існують варіанти інтеграції ПРРО та облікових програм, вартість доопрацювань у яких сягає до 70% вартості усього проекту, включаючи вартість самого ПРРО.
Техпідтримка по ПРРО
А ви знали, що існує безкоштовний ПРРО від наших фіскалів і будь-хто може його завантажити і працювати? Але є один важливий фактор, який нівелює навіть цю “безкоштовну” привабливість… Це техпідтримка чи лінія консультацій, тобто допомога в роботі. її просто не існує, тому будьте готовими витрачати купу часу на вичитування консультацій по ПРРО на числених форумах і не факт, що ті поради вам допоможуть. Також зверніть увагу на те, що навіть деякі платні ПРРО не мають технічної підтримки – скоріше те, що вони називають техпідтримкою не є таким. Чи є сенс тоді їх купувати, якщо існує безкоштовний аналог – наприклад, ПРРО від ДПС?
Можливі обмеження по техпідтримці ПРРО:
- Відсутність “живої” технічної підтримки, наприклад консультування тільки в чаті або по імейлу. Додзвонитися до реального консультанта-людини неможливо.
- Обмеження за часом роботи – з 9:00 до 18:00. Ваш магазин може працювати до 21:00 відповідно проблеми з ПРРО можуть початися наприклад о 19 годині, або у вихідний день. Відповідно телефонувати немає куди. Вам ніхто не поверне втрати від простоїв.
- Техпідтримка є, але вона платна. Тобто, у безкоштовну пропозицію входить тільки обмежений час консультацій, або безкоштовних консультацій взагалі не передбачено і в результаті ви платите з першого ж звернення за допомогою. Хочете щоб працювало – платите, хоч саме ПЗ може бути й безкоштовне.
ВИСНОВКИ: Дізнайтеся у виробника такого “безкоштовного” ПРРО, які є види техпідтримки. Чи існують обмеження за часом звернень, в який час доби та дні тижня доступна техпідтримка?
Можливості роботи офлайн
Після того, як ви створили чек і натиснули “провести”, чек підписується КЕП і відправляється у базу ДФС по Інтернету. А ви замислювалися над тим, що станеться, якщо в цей час Інтернету немає? Відправка підписаного чека буде неможлива і його необхідно “відкласти”. Після появи Інтернету можна буде відправити усі відкладені чеки, раніше створені під час його відсутності. Можливість роботи з ПРРОбез Інтернету, коли нові чеки підписуються, але не вирушають на сервер ДФС зберігаючись в ПРРО, називається офлайн режимом.
Обмеження по роботі офлайн у деяких моделей ПРРО:
- Деякі ПРРО взагалі не підтримують офлайн режим – це так звані ВЕБ ПРРО, скоріше за все продавець вам про це повідомить, бо приховування явно відгукнеться на його репутації.
- Деякі ПРРО мають різні тарифи з офлайн режимом і без нього. Причому, якщо без оффлайн ціна приваблива, то за його наявність доведеться заплатити сповна. Буває, що така ціна вища, ніж вартість аналога у інших продавців, тому радимо уточняти цю інформацію на старті роботи.
ВИСНОВКИ: Перевірте, чи є офлайн-режим у обраного розробника ПРРО і скільки коштує його використання?
Окремі рішення по ПРРО для ФОП та юросіб
Ви – ФОП? “Треба пошукати ПРРО для ФОПа – він мабуть і коштує дешевше…” – думаєте ви. ЦЕ не так. Найчастіше ФОПам продають той же ПРРО, що і юрособам. Але перевірені розробники пропонують ціну ліцензії для ФОПа удвічі дешевше, ніж для юрособи. Для серйозних компаній-розробників це нормальна практика. Якщо різниці в ціні для ФОПа і юрособи немає, це говорить більше про зухвалість продавця. Ну погодьтеся, коли вартість ПРРО для ФОПа вартує на 1000 грн більше – це досить багато, тоді як юрособа такої різниці може і не відчути.
ВИСНОВКИ: Запитайте у продавця ПРРО, чи є різниця в ціні для ФОПа і юрособи, якщо її немає – шукайте де вона є. Такі пропозиції однозначно існують на ринку ПРРО України.
Кількість кас – важлива?
У вас декілька кас? Плануєте розширюватися і збільшувати кількість кас?
У більшості тарифів ПРРО не передбачені різні ціни для декількох кас чи знижки при зростанні кількості кас з часом. І тим більше, якщо у вас зараз одна каса, але планується більше, то вам швидше за все скажуть: “От як буде більше кас, тоді і поговоримо”. Але пізніше ви можете дізнатися, що для вас як користувача наприклад 5 кас знижок не передбачено, а от якщо 10 – будуть знижки… З’ясовуйте відразу, у що вам обійдеться друга, третя, п’ята, десята… каса.
ВИСНОВКИ: Шукайте такі ПРРО, у тарифах яких відразу закладені знижки або зниження ціни для декількох кас. Це нормальна практика у всьому світі.
Приховані витрати при купівлі ПРРО
Не завжди те, що вам озвучують – остаточна ціна. Наприклад, є плата за зберігання чеків. З невеликими обсягами торгівлі – це відповідно невеликі кошти, але за рік може “набігати” більше, ніж коштує саме ПРРО у інших продавців. Зверніть увагу на усі платежі, навіть відкладені.
Розраховуйте усі тонкощі вибору ПРРО, щоб не переплачувати зайві кошти, витрачати дорогоцінний час і нерви.
Посилання: https://sys2biz.com.ua/news/na-shho-zvernuty-uvagu-koly-obyrayete-prro/?utm_source=mailerlite&utm_medium=email&utm_campaign=prro&utm_content=ky_vk
