Середня агропромислова компанія з понад 150 співробітниками шукала спосіб оптимізувати документообіг, щоб прискорити укладання договорів, зменшити кількість помилок у первинних документах і знизити адміністративні витрати.
Проблема
До впровадження електронного документообігу з Medoc підприємство стикалося з типовими труднощами:
- ручне заповнення шаблонів у Word чи Excel займало близько години на один документ;
- помилки у полях (дати, суми, реквізити контрагентів) спричиняли затримки на 3–5 днів;
- обмін PDF-файлами з партнерами не давав змоги автоматизувати перевірку даних;
У результаті документообіг був повільним і непрозорим, а менеджери витрачали дорогоцінний час на рутинні операції.
Рішення
Компанія обрала Medoc з унікальною функцією готових шаблонів електронних документів.
Замість завантаження статичних PDF співробітники можуть створювати документи напряму в системі, використовуючи опцію «Обрати шаблон документа». Процес простий:
1. У розділі «Первинні документи» оберіть «Реєстр електронних документів».
2. На панелі інструментів натисніть та «Обрати шаблон документа».
3. У вікні «Створення документа» оберіть шаблон.
4. Заповніть бланк документа, відредагувавши або ввівши дані в поля, підсвічені жовтим кольором.
5. Перевірте правильність заповнення полів, натиснувши .
6. Натисніть кнопку , щоб зберегти зміни.
Перевага Medoc — у гнучкості. Користувач може сам обрати, як створити документ: або зі зручного шаблону безпосередньо в системі, або завантажити готовий файл. Це дає повну свободу вибору й дозволяє підлаштувати роботу під потреби кожного відділу.
Результат
Вже через 3 місяці після впровадження компанія отримала відчутні зміни:
- час створення та перевірки одного документа скоротився з години до 20 хвилин (в три рази швидше);
- кількість помилок знизилася втричі;
- завдяки автоматичному оновленню даних працівники встигають обробляти до 25% більше документів на день.
Функція створення шаблонів електронних документів у Medoc — це практичне рішення для компаній із великим обсягом первинної документації: у сфері агробізнесу, логістики, торгівлі чи виробництва.
Якщо ви прагнете:
- скоротити час на оформлення документів;
- мінімізувати кількість помилок;
- автоматизувати перевірку даних;
- зменшити навантаження на бухгалтерію.
Працюйте розумніше, а не більше! Натисніть «Обрати шаблон документа» і зробіть перший крок до автоматизації процесів.
Посилання: https://medoc.ua/blog/stvorjujte-dokumenti-vdvichi-shvidshe-z-elektronnimi-shablonami-dosvid-agrobiznesu-
