Якщо ви – користувач сучасної програмної каси Cashalot і хочете налаштувати її так, щоб повністю довірити їй облік і контроль торгових операцій – цей матеріал саме для вас.
Cashalot створений, щоб працювати стабільно, просто й автономно – незалежно є інтернет чи ні. Проте навіть найзручніша програма під час перших кроків потребує трохи уваги.
У цьому матеріалі ми зібрали кілька типових ситуацій, які можуть виникнути під час роботи з вашою сучасною програмною касою, та пояснили, як швидко їх вирішити.
Від типових ситуацій до розширених можливостей
1. Відмова ПРРО реєструвати чеки за відсутності зв’язку з сервером ДПС.
Як ми уже зазначали у ґайді для користувачів-початківців, перед початком роботи з Cashalot необхідно подати Форму №1 ПРРО для реєстрації програмного РРО в ДПС. Під час заповнення цієї форми користувач, зокрема, обирає, чи дозволяти роботу ПРРО в офлайн-режимі.
Якщо під час реєстрації було обрано опцію без можливості переходу в офлайн, то за відсутності з’єднання з сервером ДПС система не зможе зареєструвати чек і користувач отримає відмову.
У випадку, коли робота без інтернет-з’єднання є необхідною, а відмова від офлайн-режиму не була принциповою, рекомендуємо перереєструвати ПРРО, обравши опцію, що дозволяє роботу в офлайні.
Зауважимо: навіть якщо ПРРО зареєстровано з можливістю переходити в режим офлайн, щоразу при втраті зв’язку Cashalot запитуватиме касира, чи бажає він продовжити роботу в офлайні.
2. Касир покинув робоче місце, не закривши зміну
Якщо з певних причин касир не закрив зміну, у Cashalot передбачено можливість закрити її коректно з бек офісу за допомогою ключа старшого касира.
Важливо: після оновлення до версії 1.00.102 Cashalot вміє закривати зміну у фоновому режимі. Навіть якщо програма згорнута, зміна буде закрита без участі касира – достатньо лише попередньо налаштувати цю опцію.
3. Касир не може авторизуватись в робочому місці касира
Якщо під час авторизації виводиться сповіщення про відсутність доступних кас, потрібно перевірити наявність доступу до роботи з РМК (робочим місцем касира) та актуальність сертифікату. Це можна зробити в Кабінеті користувача: в розділі «Користувачі». Якщо відповідні параметри не налаштовані, потрібно це зробити.
4. Не завантажується ліцензія
Ліцензія купується на кожну програмну касу. Після купівлі всі ліцензії, незалежно від їх кількості, прив’язуються до ЄДРПОУ для юридичних осіб або ж до ІПН – для фізичних осіб-підприємців.
Розподіл ліцензій між програмними касами користувач здійснює самостійно в Кабінеті користувача Cashalot.
Якщо ви заздалегідь придбали нову ліцензію на заміну тій, строк дії якої завершується, дозавантажити її можна лише після того, як до завершення чинної ліцензії залишиться менше 45 днів. При спробі завантажити нову ліцензію раніше система дає відмову. Тож потрібно просто почекати.
Після дозавантаження строки дії ліцензій підсумовуються: нова ліцензія продовжує дію попередньої.
Зверніть увагу: відлік терміну дії ліцензії починається від моменту її купівлі, а не з дати її завантаження.
5. Не підключається принтер або немає можливості друкувати з нього чеки
РМК Cashalot може використовувати усі принтери з доданих в операційну систему. Тому, якщо є потреба підключити новий принтер, його потрібно підключити до операційної системи робочого ґаджета.
Одна з найчастіших проблем, чому програма не бачить пристрій, його не додано до операційної системи або відсутнє з’єднання з ним.
Якщо ж принтер є у переліку наявних в операційній системі і ви хочете одразу після реєстрації чека автоматично друкувати його саме з цього принтера “за замовчуванням”, активуйте опцію “Автоматичний друк після реєстрації чека”.
Переконайтеся, що принтер чи термінал під’єднано до комп’ютера/смартфона. Для цього у робочому місці касира в розділі «Налаштування» відкрийте «Додаткове обладнання» і перевірте, чи є цей пристрій у переліку доступних.
Що далі?
Ви вже зареєстрували касу, придбали ліцензію і видали свій перший фіскальний чек! Вітаємо і дякуємо за ваш вибір! Команда Cashalot зробить усе, щоб ви у ньому не розчарувалися і надалі.
Нумо знайомитись з вашою програмною касою ближче.
Під’єднайте супутні пристрої
Cashalot легко працює з торговим обладнанням: з мінімальними налаштуваннями можна під’єднати:
- Принтер для друку чеків;
- POS-термінали для приймання оплат карткою;
- Сканер штрих-кодів для швидкого пошуку товарів;
- Ваги.
Як під’єднати: відкрийте в РМК «Налаштування» → «Додаткове Обладнання» та оберіть пристрій, який хочете підключити.
Для цього потрібно лише обрати відповідні параметри з переліку. Якщо щось не працює, система підкаже, що перевірити. Тож налаштування є простим і зрозумілим.
Налаштуйте номенклатуру
Динаміка ринку диктує потребу у гнучкій ціновій політиці. Щоб часті зміни цін не перетворювалися на головний біль для персоналу, варто активно використовувати можливості розділу «Номенклатура» в Cashalot.
Як швидко змінювати ціни, навіть якщо асортимент сягає сотень чи й тисяч позицій?
Перейдіть у розділ «Довідники» → «Довідники користувача» → «Номенклатура» у Кабінеті Cashalot.
Тут легко вивантажити довідник у форматі Excel, оновити ціни та виконати їх імпорт назад через РМК. Під час завантаження система автоматично порівнює дані за двома параметрами – артикулом і найменуванням. Якщо ціна позиції відрізняється від тієї, що збережена в довіднику номенклатури Cashalot, вона буде оновлена автоматично за умови, що така дія дозволена в налаштуваннях.
Cashalot надає всі необхідні інструменти для зручної та швидкої роботи з номенклатурою, зокрема:
- Імпорт номенклатури з Excel – оптимальне рішення, якщо асортимент налічує сотні або тисячі позицій;
- Швидке редагування найменувань, артикулів і цін;
- Пошук товарів за штрих-кодом, артикулом або найменуванням.
Важливо: якщо ваш бізнес використовує кілька кас, ви можете увімкнути синхронізацію і номенклатура автоматично оновлюватиметься на всіх касах. Це зручно, коли потрібно працювати з єдиним асортиментом у різних точках продажу.
Водночас Cashalot дозволяє гнучко керувати доступами: адміністратор може обмежити тим чи іншим касам доступ до окремих частин номенклатури, залежно від формату роботи чи ролі персоналу.
Екосистема інтеграцій Cashalot
Cashalot – більше, ніж програмна каса. Це – єдиний цифровий простір для бізнесу, який об’єднує платежі, фіскалізацію, облік і звітність завдяки продуманій системі інтеграцій із сервісами, пристроями та обліковими системами.
Частина інтеграцій доступна безпосередньо у робочому місці касира. Вони дозволяють приймати платежі, формувати фіскальні чеки та керувати оплатами в одному інтерфейсі – без перемикання між програмами.
Інші інтеграції працюють «за лаштунками», поєднуючи Cashalot із зовнішніми платформами, CRM, логістичними та обліковими системами, щоб усі бізнес-процеси були автоматизованими, прозорими й керованими.
Внутрішні інтеграції: все необхідне – на робочому місці касира. Їх касир може обирати та використовувати безпосередньо під час роботи.
Зокрема, йдеться про інтеграцію з Нова пошта, що забезпечує відслідковування в режимі реального часу відправлень та повну автоматизацію реєстрації чеків при відправці замовникам товарів Новою поштою, зокрема, і придбаних на умовах післяплати. А також – інтеграції з цілою низкою популярних платіжних сервісів: NovaPay, platabymono, LIQPay, WAYFORPAY, ОщадPay та з платіжними системами інших популярних банків.
До слова, інтеграція з ОщадPay дозволяє перетворити мобільний телефон на платіжний термінал і приймати платежі просто зі смартфона.
Зовнішні інтеграції забезпечують прямий обмін даними між Cashalot і бухгалтерськими, ERP, CRM або власними обліковими платформами компанії. Зокрема, йдеться про:
- інтеграційне рішення ПРРО Cashalot для BAS;
- API ПРРО Cashalot, що дозволяє підключати ПРРО до сторонніх розрахунково-облікових систем з використанням СОМ-методів або на основі .NET технологій;
- WEB API ПРРО Cashalot (сервер API), що забезпечує безшовну інтеграцію з фронт-системами, що дозволяє налаштувати пряму взаємодію з фіскальним сервером контролюючого органу (ФСКО).
Чому це зручно? При налаштованій інтеграції дані про продажі, чеки, клієнтів і складські залишки синхронізуються автоматично – ви бачите повну картину бізнесу без ручного внесення і помилок.
Персоналізуйте касу
Налаштуйте Cashalot так як зручно саме вам:
- Кастомізуйте чек: додайте логотип компанії, оберіть шрифти та визначте, яку інформацію виводити на друк. Також є можливість друкувати побажання покупцям чи мотиваційне гасло;
- Задайте режим роботи касира (один користувач або кілька);
- Налаштуйте автоматичне закриття зміни;
Важливо: навіть якщо ви змінюєте пристрій, усі налаштування збережуться у вашому кабінеті – просто увійдіть під своїм логіном.
Використовуйте модуль «Аналітика»
Це не тільки про звіти – це про ваш контроль бізнесу у режимі реального часу. Зокрема, у розділі «Аналітика» можна:
- бачити виручку за день, проводити аналіз визначеного доходу чи по реалізованих товарах, переглядати статистику по чеках повернення;
- завантажити відсутні чеки з фіскального сервера ДПС;
- експортувати звіти в Excel чи PDF.
Можливості модуля «Аналітика»
Важливо: дані оновлюються автоматично – ви завжди бачите актуальні дані без ручних оновлень.
Cashalot створено, щоб робота з фіскальними чеками не перетворювалася на квест.
Ми постійно оновлюємо програму, щоб навіть складні ситуації вирішувались просто. Якщо щось здається незрозумілим – підтримка завжди поруч, а кожне оновлення робить касу ще надійнішою і простішою для користувача.
Посилання: https://cashalot.ua/blog/1768555955-cashalot-u-diyi-yak-nalastuvati-kasu-pid-sebe-i-rozibratisya-z-pomilkami
