Документообіг КОРП – програма, яка скорочує час, витрачений на оформлення документів. В даному продукті кожен документ має обліково-реєстраційну картку з набором підтверджених реквізитів (все відповідає інструкціям, постанов та законів України), що дозволяє ефективно працювати з документами будь-яких типів.

Працюючи в програмі Документообіг КОРП, керівники бюджетних установ або комерційних підприємств, можуть обмежувати або розширювати права доступу співробітників до документації. Внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок, кожна з яких має дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів окремих операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Крім того, визначивши рівень секретності документа, ви можете повністю обмежити доступ до нього, лише на певних етапах залучаючи до роботи конкретних співробітників. У даній конфігурації зберігання файлів передбачено, як в інформаційній базі, так і в томах на дисках.

Облік і реєстрація вхідної та вихідної документації – процес трудомісткий і кропіткий. Завдяки: Документообіг КОРП він спрощується за рахунок автоматизації. Програма виконує:

• облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів і реєстраційних штампів;
• автоматичне розгляд документів з подальшим контролем термінів їх виконання;
• оповіщення виконавців;
• передачу закритих справ на архівне зберігання або знищення;
• формування звітів по документації, в тому числі простроченої.

Відповідність з ГОСТами, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства при реєстрації документів – гарантовано.

Ведеться облік не тільки прямих звернень, але і їх дублікатів. Передбачається запис вторинних звернень, а також звернень, перенаправлених з різних організацій. Фахівцю надходять всі звернення та додаткова інформація за ним (історія листування). Для зручності роботи використовуються спеціальні звіти: «Кількість», «Динаміка», «Структура», «Список» і інші.

Програма допомагає вести облік документів. По ній можна відстежити як всю картину в цілому, так і всі етапи роботи окремого документа, а саме:

• розробка проекту договору;
• вирішення спірних питань в договорі на проектному етапі;
• облік всієї документації, що має відношення до договору (суміжні угоди, акти);
• статистика і перевірка часу, протягом якого договір повинен виконуватися;
• автоматичне продовження часу виконання договору, якщо в нього включений даний пункт;
• облік грошових коштів договору в різних валютах;
• статистика і перевірка, як виконуються занесені в договір фінансові зобов’язання;
• перевірка документів, які повинні йти разом з договором, наприклад, різні рахунки;
• облік повернення документації, що надається при укладенні або дії договору;
• припинення договірних відносин.

Щоб вести аналіз роботи за договорами, всю статистику поділяють на звіти: «Супутні документи за договором», «Договору з закінчуються терміни дії», «Список дійсних договорів», «Динаміка кількості укладених договорів» та інші.

Програма Документообіг КОРП забезпечена функцією завантаження файлів всіх типів: вихідні, вхідні, завантажені в комп’ютер, що надійшли на сканування. Умова одна – вони повинні підтримувати інтерфейс TWAIN. Файли перевіряються в tif, jpg і pdf форматах. Сканування є як для невеликих, так і для об’ємних документів, що займають багато сторінок. Функція сканера доступна не тільки для містять текст документів різного формату, а й для графічних файлів.

Програма Документообіг КОРП зручна тим, що всі зображення і текстові документи можна відправити з неї безпосередньо, не вдаючись до відкриття спеціального вікна з поштою, що дозволяє скоротити час на роботу. Є можливість завантаження файлів, що прийшли по електронній пошті. Це стосується і таких видів файлів, як зашифровані або містять підпис.

ДокументообігКОРП надає можливість виправлення і перегляду файлів безпосередньо з робочого столу. Спеціаліст бачить список завдань, які необхідно виконати, а також документи, що підлягають коригуванню. «Робочий стіл» можна налаштувати під себе, тобто прибрати або додати необхідні елементи, розмістити їх в зручному порядку. Можна одночасно виправляти кілька файлів: програма виключає можливості збою, оскільки в неї вбудований механізм блокування документів.

Коли файл відредагований, в нього автоматично заноситься доступна до перегляду інформація про час його зміни і автора редагування. Якщо зайти в картку файлу, то там можна знайти всі можливі варіанти документа (rtf, txt, doc, odt, html). З цими форматами також можна зробити потрібні користувачеві дії: видалити, відредагувати, переглянути як сам документ, так і дату його редакції.

Робота з документами саме в Документообіг КОРП хороша і тим, що в ній передбачено створення шаблонів для майбутніх документів, наприклад, різного роду заяв. При введенні інформації обраний шаблон заповнюється автоматично. У нього можна ввести суму договору, особисті дані, дату заповнення, ім’я автора та багато іншого.

Якщо дані нового файлу вводяться в стандартну обрану форму, то до такого документа програма приєднує інші аналогічні файли автоматично. При необхідності, щоб внести коректуру в усі файли за обраним зразком, не потрібно відкривати кожен файл: досить внести зміни в один, і інші документи зміняться автоматично.

Всі файли, з якими працює співробітник в програмі Документообіг КОРП, відразу отримують штрихкод. Це відбувається автоматично без участі користувача. Штрихкод можна нанести:

• на наклейки;
• на окремий паперовий лист;
• на титульну сторінку документа;
• на електронний документ: вставити, як зображення.

Автоматичне штрихкодування файлів допомагає швидко знайти документ з потрібною інформацією. Особливо це зручно, якщо користувачеві необхідно просканувати багато файлів.

При використанні цієї програми можна не тільки створювати шаблони документів, а й окремо вводити так звану «шапку». Там міститься назва організації і все її реквізити (юридична адреса, телефон, електронна пошта, номер рахунку), а також інша інформація. Шапку можна помістити на окремій сторінці або ж на титульному аркуші документа.

Програма Документообіг КОРП оснащена функціоналом, що дозволяє пов’язувати окремі файли за стандартним зразком. Ця функція буде корисною при аналізі і обліку, а також коли необхідно зареєструвати звернення осіб в вашу організацію. Можна встановити нові зв’язки або скасувати старі. Зв’язки між документами можуть бути множинними, одиничними, односторонніми і двосторонніми.

Програма передбачає зазначення кількох резолюцій. Вони формуються автоматизованим бізнес-процесом «Розгляд». При необхідності резолюції можна ввести вручну. Ця функція доступна не тільки для співробітників вашої компанії, але і для інстанцій та посадових осіб інших установ.

У Документообіг КОРП доступний облік перенаправлення отриманих файлів в інші установи, а також облік і контроль перенаправлених документів з таких структур.

Для користувачів доступний контроль за документацією, яка була направлена в сторонні організації. Можна встановити терміни для повернення цих документів. Завдяки програмі, втрата документів або інформації на них неможлива.

У програмі закладені наступні бізнес-процеси для роботи з файлами:

1. Необхідні документи відразу відправляються від автора до вищестоящого особі, який повинен винести своє рішення з даного питання. Відповідальна особа може внести резолюцію, відправити текст на подальший розгляд;
2. Документ пересилається всім особам, які повинні ознайомитися з міститься в ньому інформацією. Може бути призначений конкретний співробітник для контролю виконання проекту;
3. Файли надсилаються до співробітників або вищестоящим особам, щоб вони висловили свою згоду або незгоду з викладеного питання. Документ можна посилати при необхідності кілька разів. Узгодження може відбуватися: паралельно, послідовно, змішаний тип (паралельно і послідовно);
4. Файли відправляються на підпис до відповідального співробітника, після чого повертаються до автора документа;
5. Документація направляється особам, відповідальним за їх облік і статистику. Там вона при необхідності набуває нумерацію і друк, після чого перенаправляється назад;
6. Програма включає функцію відправки документів всім користувачам за списком;
7. Вищестояще особа може доручати співробітникам конкретну справу і контролювати якість виконання доручення;
8. Обробка вхідних файлів дозволяє без участі співробітників направляти файли певного типу до подальшої роботи: розгляду, занесенню в папку, виконання;
9. Обробка вихідних файлів дозволяє відправляти документ для подальшої роботи, реєстрації, обліку, узгодження, затвердження і винесення резолюції.

У список вносяться як імена конкретних осіб, так і їх посади. Наприклад, в список можна внести посаду «Директор», і документацію буде отримувати будь-яку особу, яка виконує обов’язки директора на поточний момент;

Щоб документ потрапив точно за місцем його призначення, в програму закладена жорстка маршрутизація, яка не дає збоїв. Це дозволяє зробити введення даних більш безпечним. Для документів з різним ступенем безпеки використовують різні шаблони. Наприклад, якщо в договорі прописана грошова сума до 20 тис. Грн, він буде відрізнятися від звичайного шаблонного документа. Маршрутизація може бути як стандартної, так і налаштовуватися співробітником.

Всі перераховані вище бізнес-процеси підлягають жорсткому контролю. Час для тієї або іншої дії встановлюється даними програми, але співробітники можуть вносити свої правки. Залежно від складності питання, часовий інтервал встановлюється в добі, годинах або хвилинах.

Можна також скласти список перерахованих вище завдань по їх важливості. Тобто побудувати ієрархію, яка дозволить зробити порядок роботи з документами більш раціональним.

Бізнес-процес можна не тільки встановити і видалити, а й поставити в «сплячий режим», тобто припинити його дію на конкретний термін.

У програмі також передбачено пошук конкретного документа по його назві, вмісту і реквізитами. Пошук можна здійснювати російською, українською та англійською мовами.

Щоб робота співробітників мала високу ефективність і була побудована раціональним чином, керівник може контролювати не тільки якість виконання, але і час, необхідний для роботи. У програму закладено процедура щоденного звіту підлеглих про час і характер виконуваної роботи. Все це дозволяє керівництву правильно сформувати графік роботи, а також вжити заходів для його виконання.

З метою безпеки інформаційних даних при необхідності документи можуть зберігатися як на комп’ютері, так і на дисках. Допускаються обидва варіанти зберігання, що дозволяють більш надійно зберегти важливі дані.

Передбачено обмін інформацією з типовими конфігураціями.

Програма Документообіг встановлюється як зовнішня бібліотека для інших систем файлів, вже завантажених в комп’ютер. Взаємодія даного програмного забезпечення з сумісними програмами можливо завдяки веб-сервісів.