Як організувати роботу з готівкою в касі

Якщо маєте справу з готівкою, обов’язково перегляньте ключові правила і підказки експерта. Упевнені, зразки документів і чеклісти стануть вам у пригоді

Як готівка з’являється в касі підприємства? Відвідувачі розрахуються за продукцію власного виробництва. Бухгалтер отримає гроші в банку, щоб виплатити зарплату, кошти на відрядження чи на господарські потреби. Підзвітна особа здасть невикористаний залишок авансу.

Як оформити касові документи, за якими правилами розрахувати ліміт каси, кому потрібне положення про оприбуткування — поговоримо у статті.

1. Складіть наказ про організацію роботи каси

Каса — приміщення або місце, де проводять готівкові розрахунки, а також приймають, видають, зберігають готівку, інші цінності, касові документи (пп. 8 п. 3 Положення № 148). Якщо не працюєте з готівкою — касу не облаштовуйте.

Усі нюанси поводження з готівкою зафіксуйте в наказі про організацію роботи каси. Це не обов’язковий, але зручний документ. Зазначте в ньому:+

• адресу та номер приміщення, що призначили для каси;
• хто працюватиме касиром і замінюватиме його за відсутності;
• посаду, прізвище, ім’я та по батькові особи, відповідальної за здачу виручки;
• у який спосіб вестимете касову книгу — на папері чи в електронному вигляді;
• як часто інвентаризуватимете касу;
• хто контролюватиме ведення касових операцій.

2. Визначте відповідальну особу

Керівник зобов’язаний укласти з касиром письмовий договір про повну матеріальну відповідальність (п. 44 Положення № 148). Під підпис ознайомте касира з вимогами Положення № 148. Типова форма¹ — у додатку 2 до Постанови № 447. Касир має відповідати одночасно трьом умовам:¹ Її можна доповнити необхідними реквізитами.

• бути старшим за 18 років;
• виконувати роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих йому цінностей;
• його посада і робота включені до Переліку № 447 — старші контролери-касири та контролери-касири; старші контролери та контролери; старші касири та касири.

Коли касир іде у відпустку, доручіть його роботу будь-якому іншому працівникові. Укладіть із ним тимчасовий договір про матвідповідальність.+

Керівник може ухвалити рішення про те, що функції касира виконуватиме працівник іншого підприємства, якого залучили на підставі угоди — так званий аутсорсинг. У договорі зазначте вимогу про повну матеріальну відповідальність (абз. 2 п. 44 Положення № 148). Залучений працівник несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх цінностей, що прийняв.

3. Складіть Положення про оприбуткування

Усю готівку, що надійшла до каси, оприбуткуйте в день одержання (п. 11 Положення № 148). Оприбуткування — це облік готівки у касі у касовій книзі або фіскальному звітному чеку на повну суму її фактичного надходження (пп. 18 п. 3, п. 11 Положення № 148). Порядок оприбуткування готівки у касі задокументуйте і затвердьте внутрішнім документом — Положенням про оприбуткування готівки в касі (п. 12 Положення № 148). Не зробите цього — заплатите штраф від 100 до 200 нмдг² (1700—3400 грн) (ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення).² Неоподатковуваний мінімум доходів громадян.+

У Положенні визначте внутрішній трудовий розпорядок каси, режим її роботи, графіки змінності, спосіб здавання виручки до банку, місце, спосіб, формат зберігання Z-звітів в електронній формі тощо. Якщо маєте відокремлені підрозділи, встановіть для них окремий порядок оприбуткування або додайте інформацію до основного наказу.

4. Розрахуйте ліміт каси

Ліміт каси — це гранична сума готівки, яку можна лишити в касі у позаробочий час. Обчисліть його на підставі:

• середньоденного надходження готівки до каси

або

• середньоденної видачі готівки з каси (п. 50 Положення № 148).

Розробіть і затвердьте внутрішнім документом власний порядок розрахунку ліміту каси (п. 50 Положення № 148). Принцип обчислення: суму надходження/видачі готівки до каси/з каси за розрахунковий період розділіть на кількість робочих днів в обраному періоді. Період — на свій розсуд. Якщо не подбаєте про розрахунок, ліміт каси буде нульовий.

Готівка не буде понадлімітною в день її надходження, якщо суму перевищення над лімітом не пізніше ніж наступного робочого дня здали до банку або видали під звіт (п. 54 Положення № 148).

5. Дотримуйте готівкових обмежень

Суб’єкти господарювання мають право розраховуватися готівкою протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами:

• між собою — до 10 тис. грн;
• із фізособами — до 50 тис. грн (п. 6 Положення № 148).

Кількість суб’єктів господарювання, з якими проводите розрахунок, не обмежена. Головне, щоб платіж на користь кожного окремо не перетнув дозволеної межі.

Обмеження не поширюються:+

• на розрахунки суб’єктів господарювання з бюджетами і державними цільовими фондами;
• добровільні пожертвування і благодійну допомогу;
• використання готівки, виданої на відрядження;
• виплати, пов’язані з оплатою праці;
• використання готівкових коштів із фонду оперативно-розшукових (негласних слідчих) дій (п. 8 Положення № 148).

6. Контролюйте строки використання готівки

Підзвітна особа має п’ять банківських днів, щоб заповнити авансовий звіт. Їх відлічують із дня, наступного за днем, коли завершують відрядження чи закупку (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України; ПК). Цей строк діє, коли готівку видавали на госппотреби або відрядження.

Якщо ж аванс перерахували на корпоративну чи власну платіжну картку, а працівник зняв готівку, щоб розрахуватися, — слід подати авансовий звіт і повернути суму надміру витрачених коштів до спливу 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК). Якщо у відрядженні працівник розраховувався карткою безготівково, подати авансовий звіт має протягом 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець може подовжити цей строк до 20 банківських днів³ (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК).³ До з’ясування причин розбіжностей між відповідними звітними документами.

Якщо разом із готівкою на відрядження працівникові видали кошти на господарські потреби підприємства, строк використання коштів подовжують до завершення відрядження (п. 19 Положення № 148). Залишилися кошти? Працівник має повернути їх у тій валюті, в якій отримував.

7. Оформлюйте касову документацію

Касир оформлює декілька видів касових документів.

прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер (ПКО) — первинний документ, яким оформлюють надходження готівки до каси. Виписуйте його за типовою формою № КО-1(див. Додаток 1). Касир заповнює ПКО у будь-який спосіб, що забезпечить збереження записів протягом трьох років. Приймайте готівку за ПКО лише в той день, коли склали документ. Платник не встиг оплатити? Анулюйте ПКО, а наступного разу оформте новий. ПКО не можна виправляти (п. 32 Положення № 148).

Додаток 1

Наводьте курсор на кружечки, 

щоб прочитати підказки 

Щоб скачати у Word, 
дочитайте статтю до кінця

Зразок заповнення прибуткового касового ордера

видатковий касовий ордер

Коли потрібно виплатити кошти із каси, касир оформить видатковий касовий ордер (ВКО) за типовою формою № КО-2(див. Додаток 2). ВКО слугує для виплати:

• зарплати, відпускних і лікарняних;
• готівки під звіт або на відрядження;
• коштів для внесення до каси банку.

Додаток 2

Зразок видаткового касового ордера

Керівник і головбух підпишуть документи на видачу готівки (п. 26 Положення № 148). У ВКО на загальну суму дозволено залишити вільними рядки: «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача (абз. 5 п. 32 Положення № 148). Готівку за ВКО видавайте в день, коли склали документ. Виправлення у ВКО — табу.

касова книга

У касовій книзі ведуть первинний облік готівки у касі (п. 2 Положення № 148). Її типову форму № КО-4 містить додаток 5 до Положення № 148 (див. Додаток 3). Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій із готівкою у гривні (п. 39 Положення № 148). Усі аркуші касової книги пронумеруйте, прошнуруйте і скріпіть відбитком печатки, якщо її застосовуєте.

Додаток 3

Зразок заповнення касової книги

Записи у касовій книзі робіть у двох примірниках на підставі ПКО та ВКО у день їх складання. Перший примірник — «Вкладний аркуш касової книги» — залишайте у касовій книзі. Це невідривна частина аркуша. Другий — «Звіт касира» — передавайте до бухгалтерії. Це відривна частина, за якою касир звітує про рух готівки у касі за день. Номери сторінок обох примірників мають збігатися.

Виправляти дані у касовій книзі не можна. Однак, якщо касир усе ж помилився, має вдатися до коректурного способу: неправильні дані акуратно закреслити й вгорі написати коректні. Виправлення засвідчте підписами касира і головного бухгалтера (п. 39 Положення № 148).

Касову книгу можна вести у паперовому або електронному вигляді. За електронної форми аркуші за формою і змістом мають відтворювати паперову касову книгу.

Посилання: https://egolovbuh.mcfr.ua/904952