Мін’юст наказом від 16.03.2026 № 667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5» оновив правила діловодства та архівного зберігання.
Зміни досить масштабні та торкаються одразу кількох розділів Правил – від технічних уточнень щодо оформлення документів до фундаментальних нововведень щодо роботи з архівами в умовах воєнного стану.
1. Нові вимоги до оформлення документів
Уточнено проставлення позначки «Копія». Тепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.
Це уніфікує оформлення копій у різних установах та усуває практичні помилки, які часто виникали через різночитання норм.
2. Актуалізація термінології
Змінено формулювання щодо органів влади:
замість «місцевих органів влади» вживатиметься точніше формулювання – «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування».
Це уточнення важливе, адже впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.
3. Оновлення процедур вилучення та знищення документів
Внесено низку важливих змін:
- Акти про вилучення для знищення документів;
Уточнено, що такі акти формуються на підставі номенклатур справ, і це має відповідати формам.
- Додаткова довідка при знищенні фінансових документів;
Якщо установа включає до акта первинну фінансову документацію, вона повинна додавати спеціальну довідку, у якій підтверджується:
- відсутність податкових перевірок та фінконтролю;
- сплив мінімального строку зберігання документів;
- відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від збройної агресії РФ;
- відсутність спорів і судових проваджень;
- відсутність документів, що підпадають під вимоги статей 39 і 39-2 ПКУ.
Це значно посилює контроль за знищенням важливих документів й запобігає втраті інформації, яка може знадобитися у спорах чи перевірках.
4. Розширення переліку документів тривалого зберігання
До переліку додано нову категорію:
- персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.
5. Важливі зміни щодо архівів під час деокупації
Введено положення, яке встановлює особливий порядок поводження з документами:
- після деокупації території або припинення воєнного стану установи мають забезпечити збереження документів та повідомити відповідні архівні служби;
- введено нові вимоги щодо огляду приміщень, фіксації пошкоджень і складання актів;
- посилено вимоги щодо фото- та відеофіксації втрат документів.
Ці зміни є критичними для забезпечення збереження документів, що мають історичну, правову та доказову цінність.
6. Уточнення щодо реорганізації органів влади
Конкретизовано порядок передавання документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади.
Тепер норма чітко охоплює випадки, коли територіальний орган припиняється як юридична особа, а замість нього створюється відокремлений підрозділ апарату центрального органу.
7. Головне нововведення – новий розділ XVI «Поводження з документами в умовах особливого періоду»
Розділ визначає особливості роботи з документами під час мобілізації та воєнного стану.
Керівник установи має видавати спеціальний документ, який визначатиме порядок діловодства в умовах:
- мобілізації;
- активних бойових дій;
- тимчасової окупації;
- демобілізації.
Передача архівів із зон бойових дій
Документи з установ, що функціонували на територіях бойових дій чи окупації, передаються:
- до архіву за місцем фактичного припинення установи – якщо правонаступника немає;
- або до органу вищого рівня в іншому регіоні.
Нові правила евакуації документів
Установи зобов’язані:
- інформувати архівні установи про переміщення документів;
- забезпечувати нерозголошення місць їхнього зберігання;
- дотримуватися порядку евакуації, визначеного наказом Мін’юсту №3194/5.
Фіксація пошкоджень та втрат документів
Створена комісія повинна:
- проводити фото- та відеофіксацію пошкоджень;
- складати акти (спільно з поліцією, ДСНС, органами місцевої влади);
- збирати докази для підтвердження втрат.
Порядок вилучення невиправно пошкоджених документів
Якщо документи відновити неможливо:
- складається акт за встановленою формою;
- документ вилучається лише після погодження з експертними комісіями;
- остаточне рішення щодо вилучення документів НАФ ухвалює Центральна експертно-перевірна комісія.
Наказ набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. На момент публікації цей наказ ще не оприлюднено.
Посилання: https://medoc.ua/blog/kljuchovi-zmini-shhodo-pravil-dilovodstva-ta-arhivnogo-zberigannja-vid-minjustu-
