Відправити документ — ще не означає завершити процес. Е-документ може «зависнути», бути відхилений або залишитися без відповідального. Чому так відбувається та як побудувати ЕДО так, щоб система контролювала документи, а не бухгалтер? Про це та інші практичні нюанси поговорили із Сергієм Кондратюком, CPO Medoc ЕДО
С. К.: На мій погляд, головна проблема — бізнес дуже часто сприймає ЕДО як просту заміну паперового документа електронним.
Тобто раніше — ми створили акт, роздрукували його, підписали й передали контрагенту. Тепер робимо те саме, тільки замість принтера і кур’єра використовуємо електронний сервіс.
Паперу стало менше, доставка стала швидшою, але сам бізнес-процес при цьому міг залишитися практично незмінним.
А справжній ефект від ЕДО починається тоді, коли компанія дивиться на весь життєвий цикл документа.
Звідки беруться дані для його створення? Чи можна формувати документ автоматично з облікової системи? Хто повинен його погодити? Чи взагалі потрібне ручне погодження для цього типу документа? Хто підписує? Як документ відправляється контрагенту? Як контролюється його повернення? Що відбувається, якщо контрагент його відхилив або не підписав у встановлений строк?
Наприклад, менеджер створює документ, потім пише бухгалтеру «відправте його», через три дні запитує «а його вже підписали?» Бухгалтер перевіряє, пише контрагенту, а потім повертається з відповіддю менеджеру. Формально компанія вже використовує ЕДО.
Але фактично вона просто перенесла ручний паперовий процес у комп’ютер.
Тому найбільший виклик впровадження ЕДО — не навчити людей натискати кнопку «Відправити», а перебудувати процес так, щоб максимальна частина руху документа відбувалася автоматично, а люди підключалися лише там, де справді потрібне їхнє рішення.
Саме в цьому напрямі сьогодні розвиваються сучасні сервіси ЕДО. Наприклад, у Medoc ЕДО ми також дивимося на сервіс не просто як на інструмент для відправлення й підписання документів, а як на частину бізнес-процесу компанії — з інтеграцією з обліковими системами, автоматизацією роботи з документами та контролем їх життєвого циклу.
Назвіть п’ять топ-помилок бухгалтерів у роботі з е-документами, які можуть мати серйозні наслідки для бізнесу.
С. К.: Я б тут навіть трохи захистив бухгалтерів. Дуже часто те, що ми називаємо «помилкою бухгалтера», насправді є помилкою організації бізнес-процесу, наслідки якої зрештою отримує бухгалтерія.
Перша — відправили й забули
Факт відправлення документа ще не означає завершення процесу.
Документ може бути не доставлений, відхилений або місяцями очікувати підпису контрагента.
І якщо компанія не контролює такі документи системно, бухгалтер виявляє проблему вже під час закриття періоду, звірки з контрагентом або тоді, коли документ терміново знадобився для підтвердження операції.
Тому контролювати потрібно не відправлення, а завершення бізнес-процесу.
Друга — бухгалтер стає диспетчером усього документообігу
Це дуже поширена модель. Менеджер домовився з клієнтом. Інший підрозділ надав послугу. Хтось сформував документ. Але відправити його має бухгалтер.
Потім менеджер приходить до бухгалтера: «Відправили?». Через два дні: «Підписали?». Ще через тиждень: «А можете нагадати контрагенту?»
У результаті бухгалтерія займається не бухгалтерським обліком, а маршрутизацією документів між учасниками процесу.
Правильно побудований ЕДО повинен цю залежність прибирати. Кожен учасник має виконувати свою частину процесу, а система — забезпечувати рух документа між ними та контроль його статусу.
Третя — відсутність єдиного процесу
Один контрагент працює через одну систему, другий — через іншу, третій надсилає документи електронною поштою, четвертий працює з папером.
Саме по собі це ще не катастрофа.
Проблема виникає тоді, коли компанія не має єдиної точки контролю. Тоді інформація про документи розпорошена між сервісами, поштою, таблицями, месенджерами та головами співробітників.
У такій моделі складно навіть відповісти на просте запитання: скільки документів компанії зараз очікують дії контрагента або нашого співробітника?
Четверта — контроль документа відбувається занадто пізно
Перевіряти сотні однотипних документів безпосередньо перед накладенням КЕП — це не той процес, до якого варто прагнути.
Якщо ми говоримо про автоматизацію, контроль має відбуватися на етапі створення документа та формування даних.
Система повинна перевіряти необхідні реквізити, коректність даних, відповідність встановленим правилам. За необхідності документ має пройти маршрут погодження.
І якщо всі ці перевірки вже виконані, наступні операції — у т. ч. масове або автоматизоване підписання та відправлення — можуть відбуватися без зайвих ручних дій.
Тобто наша мета — не змусити бухгалтера уважніше переглядати 500 документів перед підписанням.
Наша мета — побудувати процес так, щоб у нього не потрапили 500 неправильних документів.
П’ята — ніхто не відповідає за документ на конкретному етапі
У будь-якого документа в кожен момент має бути зрозумілий статус і відповідальний.
Хто повинен погодити? Хто підписати? Хто має відреагувати на відхилення? Хто працює з контрагентом, якщо документ 10 днів не підписаний?
Найнебезпечніший статус — не «відхилено».
Найнебезпечніший статус — документ десь є, але ніхто не знає, хто зараз повинен щось із ним зробити.
Саме такі документи з часом перетворюються на незакриту первинку, ручні звірки, конфлікти з контрагентами та додаткове навантаження на бухгалтерію.
Чи достатньо просто накласти КЕП, щоб електронний документ мав юридичну силу? Що ще важливо?
С. К.: Ні. КЕП — важлива складова електронного документа, але сам по собі підпис не може зробити неправильний документ правильним.
Я б тут розділяв декілька рівнів.
Перший — зміст документа. Він має відповідати фактичній господарській операції та містити необхідні реквізити.
Другий — підписувач і його повноваження. Ми повинні розуміти, хто підписав документ і чи має ця особа відповідні повноваження.
Третій — цілісність документа та можливість перевірки електронних підписів.
І четвертий, вже організаційний — правила взаємодії між сторонами. Особливо якщо компанії мають специфічні маршрути погодження, строки підписання, порядок відхилення, коригування чи анулювання документів.
Тому КЕП — не чарівна печатка, яка легалізує будь-який файл.
Спочатку має бути правильно організована господарська операція та правильно сформований документ, а електронний підпис вже є частиною процесу його належного оформлення.
Які помилки під час підписання е-документів трапляються найчастіше — і хто несе відповідальність за них?
С. К.: Я не називав би масове або автоматичне підписання помилкою. Навпаки, для великих обсягів документів це природний напрям розвитку ЕДО.
Проблема виникає тоді, коли автоматизували підписання, але не автоматизували контроль до нього.
Уявімо компанію, яка щомісяця формує десятки тисяч однотипних актів.
Навряд чи правильною моделлю буде посадити бухгалтера і сказати: «Перед підписанням уважно перевір кожен».
Правильніше один раз побудувати правила: звідки система бере дані, які поля є обов’язковими, які контрольні співвідношення перевіряються, за яких умов документ взагалі може бути сформований і переданий на наступний етап.
Для окремих типів документів можуть бути потрібні додаткові погодження. Для стандартних масових операцій значну частину перевірок можна автоматизувати.
Тоді підписання стає логічним завершенням вже контрольованого процесу, а не останньою точкою, в якій людина намагається вручну знайти всі можливі помилки.
Щодо відповідальності — вона залежить від конкретної ситуації та повноважень учасників.
Саме тому в компанії повинно бути чітко визначено, хто відповідає за формування даних, хто — за їх перевірку та погодження, а хто — за підписання документа.
Якщо ці ролі та контрольні точки правильно закладені в бізнес-процес, підписання стає його логічним завершенням, а не останньою ручною перевіркою всього документа.
Що робити, якщо контрагент не підписує документ, але товар уже отримав або послугу вже отримав?
С. К.: Тут я починав би не з запитання «що робити бухгалтеру?», а з запитання «чому компанія дізналася про це тільки зараз?»
Правильно побудований ЕДО повинен виявляти такі ситуації автоматично.
Наприклад: товар поставлений, документ відправлений. Минув визначений строк — підпису немає. Система нагадує контрагенту або створює завдання відповідальному менеджеру.
Строк збільшується — відбувається наступна ескалація.
Конкретні строки та сценарії компанія визначає сама залежно від своїх бізнес-процесів і домовленостей із контрагентами.
Головне, щоб проблема потрапила до відповідальної людини тоді, коли вона виникла, а не через три місяці під час звірки.
Якщо ж справа вже дійшла до спору, тоді потрібно дивитися на весь комплекс доказів фактичного здійснення операції: договір, замовлення, листування, оплату, логістичні документи, підтвердження отримання товару чи результату послуги.
Тому ЕДО в цьому випадку виконує ще одну важливу функцію — контроль незавершених операцій.
І для бізнесу це вже питання не тільки документообігу. Незакриті документи можуть впливати на взаєморозрахунки, строки оплати, роботу з дебіторською заборгованістю та фінансову дисципліну загалом.
Як діяти, якщо помилку виявили вже після того, як документ підписали обидві сторони? Чи можна його виправити?
С. К.: Виправити ситуацію можна. Але не варто просто змінювати вже підписаний документ.
Електронний підпис пов’язаний із конкретними даними. Тому після зміни цих даних ми вже говоримо фактично про іншу версію документа.
Залежно від типу документа та характеру помилки це може бути анулювання, коригування, створення нового документа або інший передбачений для конкретної ситуації механізм.
Але для бізнесу я поставив би ще одне запитання: якщо такі помилки виникають регулярно, чому вони проходять систему контролю?
Одна помилка — це робоча ситуація.
Десятки однакових помилок щомісяця — це вже не проблема конкретного бухгалтера. Це проблема бізнес-процесу.
Треба знайти джерело неправильних даних і виправити його там, а не нескінченно коригувати документи на виході.
Саме в цьому й полягає одна з переваг автоматизації: ми можемо не просто швидше виправляти наслідки, а прибирати причину системної помилки.
Як бухгалтеру довести під час перевірки, хто, коли і яким КЕП підписав електронний документ?
С. К.: У правильно організованому ЕДО бухгалтер не повинен перетворюватися на цифрового археолога і збирати історію документа по шматках.
Має бути можливість отримати документ, перевірити його цілісність, електронні підписи та відповідні дані про них.
При цьому важливо не плутати формат документа з його статусом.
PDF цілком може бути електронним документом, у т. ч. підписаним КЕП. XML також може бути електронним документом. Питання не в розширенні файлу.
Питання в тому, чи зберегли документ та пов’язані з ним дані так, щоб через необхідний період могли його відтворити, перевірити цілісність та електронні підписи.
Додатковою перевагою систем ЕДО є історія роботи з документом: коли створено, відправлено, отримано, підписано, відхилено тощо.
І що більша компанія, то важливіше, щоб ця інформація зберігалася системно, а не залежала від конкретного працівника.
Тому правильний електронний архів — це не просто місце, куди ми складаємо файли. Це можливість через необхідний строк відновити документ та підтвердити його історію.
Що робити, якщо через технічний збій документ не доставлено або контрагент стверджує, що його не отримував?
С. К.: Перше — подивитися не на слова користувача, а на історію та статус документа в системі.
«Я точно натискав кнопку» — не статус документа.
Потрібно встановити: документ сформовано, підписано, відправлено, доставлено чи на якомусь етапі виникла помилка.
Але я пішов би ще далі.
У сучасному ЕДО бухгалтер взагалі не повинен вручну шукати такі ситуації. Система повинна працювати за принципом управління винятками.
Якщо 9950 із 10 000 документів успішно пройшли процес, людині не потрібно їх переглядати. Їй потрібно показати ті 50, з якими щось не так: не доставлені, відхилені, зависли на певному етапі або потребують іншої дії.
І далі система має допомогти зрозуміти, що з ними робити: повторити відправлення, повідомити відповідального, звернутися до контрагента тощо.
Це принципово інша модель роботи. Не людина постійно перевіряє, чи все добре із системою. Система повідомляє людині, де виник виняток і потрібне її втручання.
Кіберзагрози для бізнесу нікуди не зникли — як сьогодні захищаються облікові системи та електронні документи від хакерських атак?
С. К.: Захист сьогодні має бути багаторівневим. Це контроль доступу, розподіл ролей, захищена автентифікація, журналювання дій, резервне копіювання, своєчасне оновлення програмного забезпечення, захист інфраструктури та правильна організація роботи з електронними підписами.
Окремо я виділив би принцип мінімально необхідних прав.
Якщо менеджеру потрібно створити документ, йому не обов’язково бачити всю бухгалтерську інформацію.
Якщо співробітник погоджує документ — це не означає, що він повинен мати право виконувати всі інші дії з ним.
Якщо людина змінила посаду або звільнилася — її доступ повинен бути своєчасно змінений або припинений.
Тобто сучасна безпека — це не один антивірус і не одна технологія. Це архітектура системи, розмежування повноважень, контроль дій, технології захисту та правильно побудовані внутрішні процеси.
Як правильно організувати електронний документообіг, якщо частина контрагентів працює в електронному форматі, а частина — досі з папером?
С. К.: Це абсолютно нормальна ситуація для перехідного періоду.
Не потрібно чекати моменту, коли 100% контрагентів скажуть: «Ми готові до ЕДО».
Можна працювати в гібридній моделі. Але при цьому я ставив би перед компанією завдання поступово зменшувати частку паперового документообігу.
І тут важливо не просто запитати контрагента: «Ви працюєте в ЕДО?» — отримати відповідь «ні» і на цьому зупинитися.
Контрагента також потрібно мотивувати переходити на електронний формат. Пояснювати, що сьогодні поріг входу в ЕДО значно нижчий, ніж багато хто собі уявляє. Не завжди потрібно купувати складне програмне забезпечення, проводити великий IT-проєкт чи місяцями навчати співробітників.
Наприклад, сучасний вебсервіс Medoc ЕДО дає змогу почати роботу фактично через браузер: зареєструватися, додати організацію та перейти до роботи з документами. Низький поріг входу, легкий старт та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс значно спрощують перший крок для компаній, які раніше з ЕДО не працювали.
І це важливо, тому що перехід має бути вигідним не тільки ініціатору. Контрагент також отримує свої переваги: швидше отримує документи, не витрачає час на папір та пересилання, може швидше підписати документ і мати його в електронному архіві.
Тому компанія може не просто переводити себе на ЕДО, а поступово формувати навколо себе цифрову екосистему контрагентів.
Особливо логічно починати з партнерів, з якими найбільший документообіг. Бо якщо ви щомісяця обмінюєтеся з контрагентом двома документами — ефект буде невеликий. А якщо двома тисячами — обидві сторони дуже швидко відчують різницю.
При цьому поки залишається гібридна модель, всередині компанії має існувати єдина точка контролю: де документ, у якому він статусі, хто відповідальний і що потребує наступної дії.
Які документи бухгалтеру варто особливо ретельно перевіряти, щоб не створювати податкових ризиків?
С. К.: Я не обмежував би відповідь конкретним переліком назв документів.
Насамперед уваги потребують документи, які підтверджують господарські операції та впливають на бухгалтерський і податковий облік. Особливо операції на значні суми, нетипові господарські операції, документи з виправленнями, розбіжностями у датах, сумах чи номенклатурі, а також документи, які довго не повертаються від контрагентів.
Але є ще важливіший момент.
Електронний документообіг не повинен створювати ілюзію, що якщо документ технічно правильно сформований і підписаний КЕП, то з господарською операцією автоматично все добре. Може існувати ідеально оформлений електронний документ, який не відповідає фактичній операції.
Тому автоматизувати потрібно те, що система може перевірити краще й швидше за людину: формальні реквізити, контрольні співвідношення, відповідність даних встановленим правилам, дублікати, певні типові відхилення.
А увагу бухгалтера варто концентрувати там, де потрібне професійне судження: нетипові операції, суттєві розбіжності, незвичайні умови або потенційні податкові ризики.
Тобто система повинна забирати рутину, а не просто переводити її в електронний вигляд.
Якби вам потрібно було за 15 хвилин перевірити, наскільки правильно компанія працює з е-документами, що ви перевірили б насамперед?
С. К.: Я не починав би з регламентів і не питав, яку систему ЕДО придбала компанія.
Я попросив би показати одну реальну господарську операцію від початку до кінця.
Наприклад, продаж товару.
Де виникла інформація про продаж? Звідки сформувався документ? Чи вводили дані повторно вручну? Які перевірки він пройшов? Чи потрібне було погодження? Хто підписав? Як він був відправлений? Як компанія зрозуміла, що контрагент його отримав? Хто контролює повернення підписаного документа?
І я окремо дивився б на кількість ручних переходів між людьми та системами.
Якщо менеджер створює інформацію в CRM, потім бухгалтер переносить її в облікову систему, потім документ вручну завантажують у систему ЕДО, потім статус звідти переносять у таблицю — це величезне поле і для помилок, і для автоматизації.
А потім я попросив би показати не успішні документи, а винятки.
Скільки документів зараз очікують підпису більше ніж 30 днів?
Скільки відхилено?
Скільки не доставлено?
Скільки потребують дії співробітника?
Хто відповідальний за кожен із них?
І ще одне дуже показове запитання: що станеться, якщо завтра людина, яка відповідає за цей процес, не вийде на роботу?
Якщо компанія продовжить працювати, система покаже всі незавершені задачі, а інший працівник зможе відновити повну історію — процес побудований правильно.
Якщо потрібно телефонувати конкретному бухгалтеру і питати, де таблиця, що лежить у пошті й кому вона вчора писала в месенджері, — компанія має електронні документи, але ще не має повноцінного електронного документообігу.
Фінальне запитання. Які три правила роботи з е-документами ви порадили б кожному бухгалтеру, щоб уникнути більшості проблем?
С. К.: Я адресував би ці правила не тільки бухгалтеру, а бізнесу загалом.
Перше — не автоматизуйте хаос. Спочатку зрозумійте процес.
Звідки виникають дані? Хто за них відповідає? Які перевірки потрібні? Які з них можна автоматизувати? Де потрібне погодження? Хто підписує? Що є кінцевою точкою процесу?
І лише після цього автоматизуйте. Бо поганий процес після автоматизації просто починає робити помилки швидше.
Друге — працюйте з винятками, а не з усіма документами. Це, на мій погляд, одна з головних цілей сучасного ЕДО.
Якщо система може автоматично сформувати, перевірити, підписати, відправити й проконтролювати тисячі стандартних документів — нехай вона це робить.
Людина повинна підключатися там, де є відхилення: неправильні дані, відмова контрагента, прострочений підпис, нетипова операція.
Не бухгалтер повинен постійно контролювати систему. Система повинна повідомляти бухгалтеру, коли їй потрібна його увага.
Саме тоді автоматизація починає реально економити час, а не просто змінює інструмент, у якому бухгалтер виконує ту саму ручну роботу.
Третє — документ завжди повинен мати статус і відповідального
У будь-який момент компанія повинна відповісти на три простих запитання:
Де документ?
Що з ним зараз відбувається?
Хто повинен зробити наступну дію?
Якщо для відповіді потрібно шукати інформацію в пошті, таблицях, месенджерах або телефонувати конкретній людині — процес ще не цифровізований повністю.
Тому для мене хороший ЕДО — це не просто відмова від паперу.
Це коли документообіг перестає бути окремою ручною роботою бухгалтера і стає керованою, прозорою та максимально автоматизованою частиною бізнес-процесу.
Посилання: https://gb.expertus.com.ua/magazines/185278
