Коли електронні документи не відображаються або з’являються «вибірково», найчастіше це пов’язано з налаштуваннями їх отримання. Це схоже на роботу з електронною поштою: ви самі визначаєте, які повідомлення і куди надходять. Так само і в Medoc можна організувати надходження документів під свої задачі.
У форматі «питання-відповідь» розберемо найзручніші варіанти налаштування отримання первинних документів. Особливо корисно буде новачкам!
«Чи можу я самостійно вирішити, куди який документ піде?»
Так — і саме для цього в Medoc є налаштування отримання документів. Ви самі визначаєте, яким документам і куди йти: рахунки — в одну програму, акти — в іншу, податкові накладні — у третю.
Щоб налаштувати, перейдіть у розділ Адміністрування → Налаштування отримання первинних документів.
Medoc пропонує два варіанти розподілу — оберіть той, що підходить саме вам.
Варіант 1. Програма за замовчуванням
Підходить, якщо хочете швидко і просто: усі вхідні документи йдуть в одну програму. За потреби можна додатково вказати окремі програми для документів СЕА (ті, що підлягають реєстрації) та для акцизних ПН/РК.
Варіант 2. Розподіл за кодом документа або ЄДРПОУ відправника
Підходить, якщо потрібен точний контроль — конкретний тип документа або документи від конкретного контрагента мають іти у свою програму.
Ви додаєте рядки для кожної колонки: програму-призначення, код документа з довідника та за потреби — ЄДРПОУ відправника.
«Як синхроніхзувати документи за допомогою програми ПТАХ?»
Синхронізація з платформою ПТАХ — це як підписка на газету. Щойно ви оформили підписку, газета починає приходити до вас щодня. Але ніхто не привезе вам архів за минулі пів року — тільки нові випуски.
Так само і тут: коли ви вводите email у налаштуваннях і зберігаєте — система починає «слідкувати» лише за новими подіями.
А якщо ви бажаєте знову отримати старі документи, завантажте його вручну через платформу ПТАХ.
Існує й виняток: якщо один співробітник чи підприємство працює одночасно з кількома програмами ЕДО (наприклад, Medoc і FlyDoc), документ може дійти тільки до одної з них.
Платформа ПТАХ тут працює як транспорт: вона доставляє документ до системи, але не копіює його. Тобто той, хто «підхопив» документ першим — отримав його, і він вже не з’явиться в інших програмах.
Більшість проблем із «зниклими» документами — це не збої, а питання налаштувань. Документи не губляться — їх просто не туди спрямовано. Налаштуйте отримання первинних документів — і система почне працювати передбачувано.
Посилання: https://medoc.ua/blog/ne-znajshli-u-restri-potribnij-dokument-os-shho-varto-pereviriti-
