Обіцянки — не цяцянки: зустрічайте правила товарного обліку для ФОПів

СТАТТЯ ДОПОМОЖЕ З’ЯСУВАТИ

1. Як вносити дані до Форми обліку
2. На кого не поширюються правила товарного обліку
3. Як виправляти помилки у Формі обліку
4. Чи перевірятимуть первинку контролери

Вітайте Порядок № 496¹, який визначає правила ведення товарних запасів. Також маємо новий бланк — Форму ведення обліку товарних запасів (далі — Форма обліку). Проаналізуємо документи та з’ясуємо, чи не марні очікування підприємців і бухгалтерів, які ведуть облік у ФОПів.¹ Набере чинності 26 листопада.

Коли мав з’явитися новий документ

У Законі про РРО є давня норма: суб’єкт господарювання, який проводить розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, зобов’язаний вести облік товарних запасів і продавати лише той товар, що відобразив в обліку (абз. 1 п. 12 ст. 3 Закону про РРО). Але як саме це робити — не знав ніхто. Контролери радили² скористатися П(С)БО 9 «Запаси» або розробити власні правила товарного обліку. Головне, щоб на момент перевірки дані відповідали реальній ситуації та були підтверджені документально.²Індивідуальні податкові консультації ДФС від 28.02.2019 № 811/Д/99-99-13-01-02-14/ІПК, від 11.03.2019 № 962/6/99-99-13-01-04-15/ІПК.

Крім того, з 01.08.2020 торговець має надавати контролерам під час перевірки паперові або електронні документи, які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки наявні у місці продажу (абз. 2 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).

Тобто за всіма показниками Порядок № 496 мав би з’явитися раніше.

Хто використовує Порядок № 496

Порядок № 496 поширюється:

• на ФОПів, у т. ч. платників єдиного податку, які відповідно до Закону про РРО зобов’язані вести облік товарних запасів і продавати лише ті товари, що відобразили в обліку;
• осіб, які фактично продають товари, надають послуги або проводять розрахункові операції в місці продажу ФОПа (п. 1 розд. І Порядку № 496).

Увага! Порядок № 496 не поширюється на ФОПів-єдинників, які не зареєстровані платниками ПДВ. Однак під пільгу не потрапили РРО-зобов’язані ФОПи, тобто ті, які реалізують техніку на гарантії, лікарські засоби, медвироби та ювелірку або надають платні послуги в сфері охорони здоров’я (абз. 3 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).

Отже, якщо ви — ФОП з РРО або ФОП з ПДВ, welcome вивчати правила!

Чому первинка важлива для ФОПа

ФОП вносить до Форми обліку інформацію про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів (п. 1 розд. ІІ Порядку № 496). Вони — невід’ємна частина обліку.

До первинних документів належать:

• опис залишку товарів на початок обліку;
• накладні та транспортні документи;
• митні декларації та акти закупки;
• фіскальні та товарні чеки;
• інші документи, що містять реквізити, які дають змогу ідентифікувати постачальника та отримувача товару (п. 2 розд. І Порядку № 496).

ФОП, який провадить діяльність у декількох місцях продажу³, має вести облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу, спираючись на первинку:

• що підтверджує отримання товарів ФОПом або за окремим місцем продажу;
• про внутрішнє переміщення товарів між ФОПом та його окремими місцями продажу.

³ Господарських об’єктах.

Заборонено продавати товари, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об’єктах) відсутні:

1) первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;

2) відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;

3) первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

Із пункту 9 розділу ІІ Порядку № 496

Первинні документи, на підставі яких внесли записи до Форми обліку, — обов’язкові додатки. Записати дані до Форми обліку слід до початку реалізації товарів.

Як заповнювати Форму обліку

ФОП веде Форму обліку у паперовій або електронній формі. У ній слід зазначити у довільному порядку дані ФОПа:

• прізвище, ім’я та по батькові;
• реєстраційний номер облікової картки ФОПа⁴;
• податкову адресу;
• назву та адресу місця продажу, господарського об’єкта або місця зберігання, в межах якого він веде облік (п. 2 розд. ІІ Порядку № 496).

⁴ Або серію та номер паспорта / номер ID картки для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП, офіційно повідомили про це контролерів і мають відмітку в паспорті.

У паперовому варіанті ці дані мають бути на титульному аркуші. Записи виконуйте розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою (п. 7 розд. ІІ Порядку № 496).

Прихильники електронної форми можуть на власний розсуд обрати програмний формат і метод внесення інформації до Форми обліку.

Як заповнити Форму обліку — дивіться у  Додатку. У графі 1 зазначайте порядковий номер рядка, в якому зробили запис, а в графі 2 — дату запису. У графах 3—6 — реквізити первинного документа: вид, дата складання, номер, найменування постачальника/отримувача, його РНОКПП або код ЄДРПОУ. У графі 7 — загальну вартість товару відповідно до первинного документа про надходження, а у графі 8 — те саме, але щодо вибуття товарів. У графі 9 — примітки.

Додаток

Зразок заповнення Форми обліку

Вибуття товарів — це:
• продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено без РРО/програмних РРО;
• внутрішнє переміщення товару між належними одному ФОПу місцями продажу/господарськими об’єктами та/або місцями зберігання;
• знищення або втрата товару;
• повернення товару постачальнику;
• використання товарів на власні потреби (п. 3 розд. ІІ Порядку № 496).

У первинних документах, що засвідчують знищення, втрату або використання товарів на власні потреби, зазначте вартість товару за ціною придбання, підтвердженою обліком товарів, та не пишіть реквізитів постачальника і отримувача товару.

Записи у Формі обліку ведіть у хронологічному порядку надходження або вибуття товарів (п. 4 розд. ІІ Порядку № 496). Виник обов’язок вести облік товарних запасів, наприклад перетнути межу доходів та потрапили до лав РРО-зобов’язаних? Перший запис у Формі обліку має відображати інформацію про залишки товарів, наявних у ФОПа на дату, коли він набув обов’язок вести облік товарних запасів. Його роблять на підставі самостійно складеного документа щодо опису залишків товарів так:

• графа 1 — цифра «1»;
• графа 2 — дата внесення запису;
• графа 3 — опис залишку товарів на початок обліку;
• графа 4 — дата складання опису залишку товарів на початок обліку;
• графа 5 — цифра «1»;
• графа 7 — загальна вартість товару відповідно до опису залишку товарів на початок обліку;
• графи 6, 8, 9 — не заповнюють.

Якщо залишків немає, то перший запис про них не вносьте.

Як вносити правки до Форми обліку

Якщо потрібно видалити інформацію, то у графі «Примітки» рядка, що потребує видалення, ставлять позначку «анульовано» (п. 6 розд. ІІ Порядку № 496). Коли ж треба виправити дані, то у графі «Примітки» рядка, який:

• виправляють — роблять позначку «анульовано-виправлено» та записують порядковий номер рядка, в якому зазначили виправлену інформацію;
• містить виправлену інформацію — ставлять позначку «виправлено» і фіксують порядковий номер рядка, інформацію з якого виправили.

Які документи перевірятимуть контролери

Форма обліку та первинні документи на товари зберігайте у місці продажу до моменту, коли вибуде остання одиниця товару, що відобразили в цій первинці (п. 10 Порядку № 496). Щомісяця групуйте їх в хронологічному порядку або підшивайте для подальшого зберігання разом із Формою обліку.

Під час перевірки контролери можуть запросити:

• Форму обліку;
• первинку на облік та походження товарів (п. 11 розд. ІІ Порядку № 496).

Якщо на місці продажу не буде оригіналів, податківця задовільнять копії первинних документів, але до закінчення перевірки він має побачити оригінали. Документи надає особисто ФОП або особа, яка фактично продає товари та проводить розрахункові операції.

Місце продажу (господарський об’єкт) — стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у тому числі транспортний засіб, частина пересувного чи стаціонарного об’єкта, у тому числі транспортного засобу, де здійснюють розрахункові операції під час продажу товарів (надання послуг)

Із пункту 2 розділу І Порядку № 496

Щодо електронної Форми обліку. На вимогу посадових осіб органу контролю маєте візуалізувати її у форматі, який дає змогу переглянути та скопіювати дані.

Суб’єктам господарювання, які реалізують товари, не обліковані в установленому порядку, або не надали під час перевірки документи, що підтверджують облік товарів, які наявні в місці продажу, загрожує штраф у розмірі подвійної вартості товарів, проданих з порушенням, але не менше ніж 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян — 170 грн (ст. 20 Закону про РРО).

Посилання: https://egolovbuh.mcfr.ua/935242