Заведіть корисну звичку — перевіряйте документи на відрядження за чеклістами. Так ви наперед знатимете, де зробили помилку, та зможете виправити раніше, ніж її побачать контролери.
«Косяки» у документах на відрядження добряче нашкодять фірмі. Документи прирівняють до недійсних, знімуть податкові витрати. Можливо, матимете ще й проблеми з ПДВ. Працівникові теж дістанеться — за певних умов із нього утримають ПДФО та військовий збір. Щоб цього не сталося, прояснимо проблемні моменти.
Помилка 1. Не дотримуєте обов’язкових реквізитів наказу
Додаток 1
Зразок наказу про відрядження
Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (п. 1 розд. І Інструкції № 59). Таким розпорядженням і буде наказ про відрядження (див. Додаток 1). У ньому стовідсотково мають бути:
- мета поїздки;
- пункт призначення — місто або міста, інші населені пункти, найменування підприємства, куди відряджають працівника;
- строк поїздки — дата вибуття у відрядження і прибуття з нього (п. 1 розд. ІІ, п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59).
За бажанням можете прописати в наказі вид транспорту, суму добових, інформацію про додаткові обмеження щодо розміру і мети використання відрядних коштів.
Помилка № 2. Покладаєтеся лише на посвідчення про відрядження
За звичкою деякі бухгалтери продовжують видавати відрядженим бланки посвідчення про відрядження. А інколи цей документ виконує контрольну функцію, мовляв: «Перевіримо, чи насправді ти їздив».
Зауважимо, немає жодного нормативного акта, який передбачає посвідчення про відрядження. Його форма давно втратила чинність. Щоб виплатити добові, достатньо скласти наказ про відрядження, у якому визначити кількість днів, проведених у відрядженні, та відповідні первинні документи (п. 170.9 Податкового кодексу України; ПК). Під первинними документами розуміють документи, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів, тощо.
За потреби розробіть власну форму посвідчення про відрядження і запровадьте її окремим наказом. Та не забувайте: для того щоб оплатити відрядження, потрібні наказ і підтвердні документи. Посвідчення про відрядження може бути додатковим, але не єдиним документом. Наявність чи відсутність у відрядженого працівника посвідчення про відрядження не має жодного значення. Якщо він матиме на руках лише його — підстав оплачувати поїздку коштом підприємства не буде.
Помилка № 3. Компенсуєте витрати без документів і заяви працівника
Сума відшкодованих витрат на відрядження у межах фактичних витрат не є доходом працівника, що оподатковують ПДФО. Звісно, коли є підтвердні папери, що засвідчують їх вартість, а саме:
- транспортні квитки, рахунки, багажні квитанції, в т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона1, розрахункові документи про їх придбання на всі види транспорту, включаючи чартерні рейси;
- рахунки з готелів, мотелів, від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізосіб, у т. ч. бронювання місць;
- страхові поліси тощо (пп. 170.9.1 ПК).
1 Якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення.
В авансовому звіті наводять перелік документів, що свідчать про вартість оплачених витрат2, додають їх оригінали. Отже, форма авансового звіту не передбачає можливості відобразити витрати, не підтверджені документально (крім добових). Ба більше, маємо чітке правило: витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують їх вартість (п. 12 розд. ІІ, п. 8 розд. ІІІ Інструкції № 59).2 Номер, дата, зміст.+
Виходить, немає документів — немає компенсації? Не зовсім так. Підприємство може затвердити власне Положення про відрядження, у якому передбачити можливість відшкодовувати витрати на бездокументальне відрядження. Підійде також особиста заява працівника (див. Додаток 2). У ній він має зафіксувати вид і суму витрат, причину відсутності документів і попрохати компенсувати не підтверджені документально витрати. Дозвільна резолюція директора на заяві — зелене світло для бухгалтерії.
Майте на увазі! Якщо компенсуєте витрати на відрядження без їх документального підтвердження, мусите їх оподаткувати. Відшкодована вартість — додаткове благо працівника, яке оподатковують ПДФО — 18% та військовим збором — 1,5%.
Додаток 2
Зразок заяви про компенсацію витрат на відрядження без документів
Помилка № 4. Не контролюєте дату подання авансового звіту
Повернувшись із відрядження, працівник має подати авансовий звіт до спливу:
- 5-го банківського дня (банк. дн.) — якщо отримав аванс готівкою з каси підприємства (пп. 170.9.2 ПК);
- 3-го банк. дн. — якщо знімав готівку з корпоративної картки у банкоматі, касі банку чи торговельній мережі (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК);
- 10-го банк. дн. — якщо розраховувався платіжною карткою безготівково. За наявності розбіжностей між звітними документами строк можете подовжити до 20 банк. дн. (пп. «б» пп. 170.9.3 ПК).
ПК не встановлює строків звітування, коли аванс переказали на особисту картку працівника. Орієнтуйтеся на строки з підпункту 170.9.3 ПК, передбачені для корпоративної картки. Відлічуйте строк починаючи з наступного банківського дня після того, як працівник прибув до місця постійної роботи. У такі самі строки слід повернути залишок невикористаного авансу. Пропуск строків звітування — підстава утримати із невідзвітованої суми 18% ПДФО та 1,5% військового збору.
Помилка № 5. Не оформлюєте наказ про скасування відрядження
Якщо наказ про відрядження складають завжди — без нього й авансу не видати, і витрат не підтвердити, — то наказ про скасування відрядження інколи не оформлюють. А дарма!
Скасування поїздки оформлюйте наказом (див. Додаток 3). У ньому зазначте причину скасування відрядження і дату, коли працівник має повернути виданий аванс. Бюджетники мають зробити це протягом трьох днів після видання наказу (п. 11 розд. ІІ, п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59). Решта підприємств встановлює дату повернення авансу на свій розсуд.
Додаток 3
Зразок наказу про скасування відрядження
Упевнені, наші поради, помножені на ваш досвід, допоможуть оформлювати ідеальні документи на відрядження. Тоді жодні перевірки вас не злякають.
ДО ВІДОМА
Чи буде додаткове благо, якщо працівнику компенсували витрати на таксі
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Податкового кодексу України (ПК), згідно з підпунктом 165.1.11 якого до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з пунктом 170.9 ПК.
Відповідно до підпункту 170.9.1 ПК не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті).
Зазначені в абзаці другому підпункту 170.9.1 ПК витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів.
При цьому будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Враховуючи викладене, у разі якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження як в межах території України так і за кордоном не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання вимог, встановлених пунктом 170.9 ПК.
Посилання: https://egolovbuh.mcfr.ua/893182
