УВАГА ДО ДЕТАЛЕЙ
- Простежте, щоб у первинці була посада виконавця
- Складіть перелік осіб, які оформлюють документацію
- Визначте, чи дотримуватиметеся ДСТУ 4163:2020
- Зафіксуйте правила роботи з первинкою у наказі
Первинними називають документи, створені в письмовій та електронній формі, які містять відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік, п. 2.1 Положення № 88). На яких бланках та якою мовою їх складати, чи потрібна печатка з підписами, які документи замінять первинку? Нумо розбиратися.
Які реквізити зазначати обов’язково
Первинні документи мають містити шість обов’язкових реквізитів:
1) назву документа/форми;
2) дату складання;
3) назву підприємства, від імені якого склали документ;
4) зміст, обсяг, одиницю виміру господарської операції;
5) посади осіб, відповідальних за проведення і правильність оформлення господарської операції;
6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Крім того, до первинних документів можна включати чотири додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства з Єдиного державного реєстру;
- номер документа;
- підставу для проведення операції;
- дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо (п. 2.4 Положення № 88).
Якщо в первинному документі немає обов’язкового реквізиту, він втрачає юридичну силу та доказовість. Як наслідок, не може бути підставою для відображення операціі в бухобліку.
Наголошує на цьому і пункт 44.1 Податкового кодексу України:
…платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат… на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів.
Платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності… на підставі даних, не підтверджених первинними документами.
За порушення порядку ведення бухобліку, в т. ч. за неправильне оформлення первинних документів, на перший раз загрожує адмінштраф — від 8 до 15 неоподаткованих мінімумів доходів громадян, або від 136 до 255 грн (ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення). Якщо через неправильну первинку занизите податкове зобов’язання перед бюджетом, то будуть ще й фінансові штрафи.
Стаття до теми:
Із 01.09.2021 оформлюйте документи по-новому: ДСТУ 4163:2020
Із 1 вересня 2021 року набрав чинності новий національний стандарт оформлення документів — ДСТУ 4163:2020.
Мінфін у листі від 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109 наголосив:
Головною нормативкою щодо оформлення первинки є Закон про бухоблік та Положення № 88. У документах мають бути усі обов’язкові реквізити, адже їх завдання — можливість ідентифікувати зміст та обсяг операції, осіб, які брали в ній участь, та їхні повноваження. А вже яким шрифтом оформили первинний документ та чи дотримався бухгалтер розміру полів — значення немає. За бажання можна дотримуватися приписів нового ДСТУ для первинки.
За якими правилами оформляти
Вичерпного переліку первинних документів немає, проте серед інших можна виокремити такі:
- видаткова накладна — фіксує факт отримання товарів/послуг;
- товарно-транспортна накладна — підійде, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна компанія;
- акт приймання виконаних робіт/послуг — свідчить про закінчення будь-яких робіт/послуг та приймання їх замовником за кількістю та якістю;
- прибуткові та видаткові касові ордери — застосовують для оформлення надходження/видачі готівки з каси;
- рахунок-фактура — використовують як підставу для відображення в бухобліку господарських операції без акта приймання-передачі, але лише у разі його оплати;
- бухгалтерська довідка — підійде для коригувальних записів в обліку у зв’язку з виправленням помилок.
Стаття до теми:
П’ять шаблонів бухгалтерської довідки, що врятують ситуацію
Зупинимося на ключових особливостях формування первинки. Радимо закріпити їх у внутрішньому наказі/розпорядженні керівника.
дата
Закон про бухоблік не містить чітких вимог до дати оформлення первинного документа. Бажано складати первинні документи під час проведення операції, а якщо це неможливо — одразу після того, як її завершили. Адже господарські операції відображають у тому звітному періоді, коли їх провели (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Якщо первинний документ отримали у наступному звітному періоді, то виникне помилка через те, що несвоєчасно відобразили господарську операцію, і її доведеться виправляти.
підпис
Керівник затверджує перелік осіб, які мають право надавати дозвіл — підписувати первинні документи на проведення господарської операції, пов’язаної з відпуском/витрачанням грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів, іншого майна (п. 2.13 Положення № 88). Тобто заповнення первинки — справа індивідуальна.
Електронний підпис накладають відповідно до законодавства про е-документи й е-документообіг. Тут орієнтир — Закон № 851.
печатка
Використовувати печатку не обов’язково. Наявність чи відсутність відбитка печатки не створює юридичних наслідків (ст. 58-1 Господарського кодексу України). Первинний документ потрібно підписати особисто, а підпис можна скріпити печаткою (п. 2.5 Положення № 88). Тому печатка — не обов’язковий реквізит для первинки.
мова
Державна мова — українська (ст. 10 Конституції України). Всі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську звітність слід складати українською мовою (п. 1.3 Положення № 88). До документів, які склали іноземною мовою та які є підставою для записів у бухобліку, потрібно долучити впорядкований аутентичний переклад українською.
Посилання: https://egolovbuh.mcfr.ua/938433
