Відсутність товарного обліку загрожує ФОПові чималими штрафами. ФОП, який веде товарний облік, але не зберігає первинні документи в місці продажу або не надасть їх під час перевірки, теж отримає фінансові санкції. Чи варто сподіватися, що через суд вдасться скасувати штрафи, розповість експерт
Оксана Шарова
експерт з податкового обліку Експертус Головбух, Київ
ФОП, який проводить розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, має вести облік товарних запасів і продавати лише той товар, що показав в обліку (абз. 1 п. 12 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР; далі — Закон про РРО).
Підприємець має застосовувати Форму ведення обліку товарних запасів у паперовій або електронній формі (далі — Форма обліку). Інформацію про надходження та вибуття товарів відображайте у Формі обліку на підставі первинних документів (п. 1 розд. ІІ Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496; далі — Порядок № 496).
Аргумент
Первинні документи — невід’ємна частина обліку
ФОПові заборонено продавати товари, на які в місцях їх продажу (господарських об’єктах) він не має:
- первинних документів, записи про які внесені до Форми обліку;
- відповідних записів у Формі обліку про наявні первинні документи;
- первинних документів і записів у Формі обліку про такі первинні документи (п. 9 розд. ІІ Порядку № 496).
Тож аби не припуститися порушення, під час перевірки ФОП має надати контролерам документи, що підтверджують облік і походження товарів, які на момент перевірки перебувають у місці продажу / господарському об’єкті (абз. 2 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).
Але практика податкових перевірок свідчить про те, що ФОПи припускаються помилок, через що отримують чималі штрафи за відсутній або неналежний облік товарних запасів. Про які помилки йдеться? Розберімося
Немає документів у місці продажу
Форму обліку та первинні документи на товари потрібно зберігати в місці продажу (господарському об’єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах (п. 10 розд. ІІ Порядку № 496).
Облік товарних запасів має бути не декларативний (формальний), а змістовний. Тобто ФОП мусить мати документи, які дають змогу достовірно ідентифікувати кожну одиницю товару, що перебуває в місці реалізації, й оперативно зіставити її з даними обліку.
Судова практика
Обов’язок фізичної особи — підприємця щодо ведення обліку товарних запасів та забезпечення зберігання первинних документів є невід’ємно пов’язаним із фактичною наявністю конкретних товарів у місці їх реалізації (на господарському об’єкті). Відповідно, Форма обліку та відповідні первинні документи мають зберігатися за місцем продажу протягом усього часу знаходження там товару — до моменту повного вибуття останньої одиниці товарно-матеріальних цінностей, відображеної у таких документах (Постанова ВС від 08.01.2026 у справі № 140/844/25)
Отже, ФОП має зберігати Форму обліку та первинні документи / копії в місці продажу товарів.
Несвоєчасно надали контролерам документи
Форму обліку, первинні документи, які підтверджують облік і походження товарів, надавайте посадовій особі органу контролю на її вимогу під час перевірки. Якщо оригіналів первинних документів немає в місці продажу, посадовій особі контролерів можете надати їх копії, а згодом — до закінчення перевірки — оригінали (за потреби).
Такі документи надають особисто ФОП або особа, яка фактично продає товари (надає послуги) та/або проводить розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такого ФОПа.
Форму обліку в електронній формі на вимогу посадових осіб органу контролю мусите візуалізувати у форматі, який дає змогу такій особі її переглянути та/або скопіювати (п. 11 розд. ІІ Порядку № 496).
ФОП повинен надати контролерам Форму обліку та первинні документи, коли починається перевірка. Якщо надасте їх пізніше, податківці мають підстави вважати це порушенням. Таку позицію контролерів підтримують судді.
Судова практика
Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» визначає правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Дія його поширюється на усіх суб’єктів господарювання, їх господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій формі.
За приписами пункту 12 статті 3 вказаного Закону, суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції, зобов’язані вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку. Порядок та форма обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам на початок проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження товарних запасів (зокрема, але не виключно, документи щодо інвентаризації товарних запасів, документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та/або документи на внутрішнє переміщення товарів), які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).
Таким чином, пункт 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР зобов’язує суб’єктів господарювання (як юридичних осіб, так і фізичних осіб — підприємців (за виключенням перелічених в абзаці 3 цієї норми осіб) вести облік товарних запасів і у разі проведення перевірки надати документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження тих товарних запасів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті). При цьому до 01 січня 2022 року суб’єкт господарювання зобов’язаний був надати такі документи під час проведення перевірки, а після цієї дати такий обов’язок має бути виконаним саме на початок її проведення.
Наведене узгоджується з висновками Верховного Суду, викладеними, зокрема у постановах від 11.01.2024 у справі № 420/12275/22, від 27.08.2024 у справі № 300/2879/22, від 30.09.2025 у справі № 520/22949/24.
Невиконання вимог пункту 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР передбачає відповідальність у вигляді фінансових санкцій (Постанова ВС від 03.03.2026 у справі № 140/6980/24)
Тому не варто сподіватися, що Форма обліку та первинні документи, надані до закінчення перевірки або разом із запереченнями на акт перевірки, будуть підставою, щоб скасувати штрафи.
Не надали оригіналів документів
Якщо ФОП має декілька місць продажу товарів, він не може забезпечити наявність оригіналів первинних документів на придбання в кожному місці продажу. Тоді походження товарів в місці продажу підтверджують:
- Форма обліку;
- копії первинних документів на придбання;
- первинні документи на внутрішнє переміщення товарів між ФОПом та його окремими місцями продажу.
До завершення фактичної перевірки ФОП має надати оригінали первинних документів на придбання товарів.
Якщо ведете товарний облік в електронній формі, забезпечте наявність у місці продажу техніки, за допомогою якої зможете візуалізувати Форму обліку, первинні документи про походження товарів та за потреби їх скопіювати (п. 11 розд. ІІ Порядку № 496).
Судова практика
Під час перевірки 02.02.2024 представником ФОП надано письмове пояснення, в якому представник повідомив, що документи щодо обліку товарних запасів (технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту), які знаходились в реалізації в даній господарській одиниці, не можуть бути надані, оскільки облік товарних запасів ФОП ОСОБА 1 здійснює в електронному вигляді, та буде надано на запит про надання документів.
Обставин щодо не надання саме на початок проведення перевірки Форми ведення обліку товарних запасів позивач не спростовує.
При цьому позивач вказує, що всі первинні документи ним було надано 06.02.2024, тобто до закінчення перевірки, а відтак, на його переконання, це виключає можливість застосування до нього відповідальності у вигляді штрафних санкцій. Однак, як вже зазначалось вище, пункт 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР зобов’язує суб’єктів господарювання вести облік товарних запасів і у разі проведення перевірки надати документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження тих товарних запасів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), саме на початок проведення перевірки… (у паперовій або електронній формі). Суд звертає увагу, що дійсно до 01 січня 2022 року суб’єкт господарювання зобов’язаний був надати такі документи під час проведення перевірки, тобто документи можливо було надати протягом усього періоду проведення перевірки, проте з 01 січня 2022 року такий обов’язок має бути виконаний саме на початок проведення перевірки.
Тобто позивач мав надати всі первинні документи та Форму ведення обліку товарних запасів саме в 02.02.2024, а не 06.02.2024 (Постанова ВС від 19.05.2026 у справі № 380/14185/24)
Отже, ФОПові не варто розраховувати, що продаж товарів у декількох місцях продажу або ведення товарного обліку в електронній формі дає змогу відтермінувати час надання документів, що підтверджують товарний облік. Наймані працівники ФОПа — продавці повинні знати, де перебувають документи обліку товарних запасів, і надати їх контролерам на початку фактичної перевірки.
Резюмуємо
Забезпечте наявність у місці продажу належно заповненої Форми обліку, первинних документів на придбання товарів / їх копій, первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОПом та його окремими місцями продажу (за потреби).
Якщо ведете облік в електронній формі, надайте контролерам доступ до техніки, за допомсогою якої можна візуалізувати Форму обліку, первинні документи про походження товарів та за потреби їх скопіювати.
Форму обліку та первинні документи про походження товарів надайте контролерам на початку проведення перевірки. Коли маєте декілька місць продажу й надали контролерам на початку перевірки копії первинних документів на придбання товарів, до закінчення перевірки надайте їх оригінали
Посилання: https://gb.expertus.com.ua/consultations/191090
