Володимир Новіков, CPO Medoc ТТН, ділиться практичними порадами, як підвищити операційну ефективність та знизити ризики в логістиці агросектору.
Жнива не створюють проблеми. Вони їх показують
За роки роботи з агробізнесом я не раз ставив собі питання: чому для одних компаній жнива це – хоч і не простий, але керований процес, а для інших – стрес на межі виживання? Відповідь виявилась простою: жнива швидко й чесно показують, як насправді працює вся бізнес-система.
Не в звітах. Не в планах. А в полі, на маршруті і на приймальних пунктах. Обсяги перевезень зростають у рази. Рішення потрібно приймати тут і зараз. І якщо в операційних процесах є слабке місце, сезон його знайде. Завжди.
І в більшості випадків це саме документообіг.
Поки машина стоїть, бізнес втрачає
Ось як виглядає середньостатистичний сценарій, який повторюється щороку. Машина приїхала і стоїть, бо не можуть знайти накладну або в ній помилка. У цей час відповідальні працівники телефонують, уточнюють. Хтось просто чекає.
У цей момент бізнес уже втрачає. І не тільки через простої транспорту, а головним чином – через втрату контролю.
І не має значення, що саме ви перевозите і як швидко псується ваш продукт. Я бачу ті самі ситуації у виробників зерна, овочів, у компаній, що займаються переробкою агропродукції.
Маршрути різні, проблема одна: у критичний момент ніхто не бачить повної картини. Окремо це виглядає як дрібниці. Але в пікові тижні, коли десятки рейсів йдуть паралельно, ці дрібниці складаються в системний збій. І найгірше, що ним уже неможливо керувати. Він уже стався.
Проблема не в папері, а у розриві даних, який він створює
Ринок вже звик до описаної вище ситуації. Я бачу, як частина компаній навіть закладає пов’язані з цим втрати у фінансову модель як «норму сезону».
Але це не норма! Це повторюваний збій. І основна його причина в тому, що паперовий процес завжди створює розрив: між подією і її фіксацією; між людьми, які передають інформацію. Зрештою, між усіма точками ланцюга «поле – елеватор – пункт переробки – покупець».
У результаті управління стає реактивним. Менеджмент дізнається про проблему тоді, коли вона вже вплинула на результат.
Контроль – це не звіт, а присутність у кожному моменті
У багатьох компаніях контроль досі асоціюється зі звітністю. Але це давно вже не так, особливо у такій живій галузі, як логістика.
Тут контроль – це здатність у будь-який момент відповісти на прості питання: «Де зараз перебуває вантаж?»; «Шо з ним відбувається саме зараз?» та «Чи відповідає факт плану?» Тут головне – мати можливість вплинути на ситуацію до того, як вона стане проблемою.
Саме тому, на мою думку, електронна ТТН – це не про банальну відмову від паперу. Це про зміну моделі управління.
Коли кожна дія фіксується: завантаження, виїзд, доставка. Коли всі учасники бачать один і той самий статус. Коли дані синхронні і їх неможливо змінити «заднім числом».
У цей момент логістика перестає бути проблемною «сліпою зоною» і починає працювати на прибуток.
Як це виглядає на практиці
Один із кейсів, який я часто наводжу як показовий, – історія ТзОВ «Радехівський цукор».
ТзОВ «Радехівський цукор» – це сучасне та модернізоване підприємство, що спеціалізується на переробці цукрового буряка, виробництві цукру, жому та меляси. Підприємство є одним найбільших виробників цукру в Україні.
Коли компанія взяла доставку під власний контроль, одразу постало ключове питання: як гарантувати результат, якщо між відвантаженням і доставкою немає прозорості?
Відповідь, як не парадоксально, виявилась не в підвищенні «дисципліни» у класичному сенсі і не в додаткових перевірках персоналу, а в синхронності даних.
Коли в логістичному ланцюгу немає синхронності даних, навіть незначна похибка починає масштабуватись і впливати на весь результат. Контроль тут означає постійне розуміння, що відбувається в полі, на маршруті і на прийманні.
І це дуже точно описує тенденцію, яку я зараз бачу в ринку: від спроб «навести порядок» – до побудови системи, яка цей порядок забезпечує автоматично.
Так, запровадивши Medoc для організації документообігу для забезпечення роботи з первинними електронними документами та ТТН, ТзОВ «Радехівський цукор» вдалося досягти таких результатів:
- Швидкість оформлення ТТН зросла суттєво: документ створюється й підписується онлайн за допомогою КЕП, без жодних паперових копій. Те, що раніше займало години, тепер — хвилини.
- Ручна робота зведена до мінімуму: завдяки інтеграції з обліковими системами підприємства зникли дублювання даних і людські помилки, які неминуче виникають при ручному введенні.
- З’явилась прозорість у реальному часі: кожен етап перевезення став видимим — від відвантаження до прийняття товару.
- Операційні витрати знизились: пішли витрати на друк, зберігання та фізичний обмін паперовими документами — ресурси, які раніше просто «з’їдались» непомітно.
- Ризики підробки та втрати документів — усунені: електронний документ із КЕП юридично захищений і не може «загубитись у дорозі».
- Водії й експедитори розвантажені: менше паперової метушні в дорозі — більше фокусу на самій роботі.
Отримати консультацію по е-ТТН
І це ще не фінал
Зараз компанія перебуває в активній фазі впровадження повноцінної електронної товарно-транспортної накладної у відповідності до вимог системи е-ТТН.
Це наступний рівень: ще більша прозорість, ще менше ручних процесів, повна відповідність регуляторним вимогам.
Ще один сезон у тій самій логіці процесів?
Тож з огляду на вищесказане, маю дружню пораду бізнесам, зав’язаним на агровиробництві. Перед жнивами завжди є короткий період, коли зміни ще можна впровадити без поспіху, а не під тиском та не в режимі авральних рішень
І питання тут вже не в тому, чи потрібна цифровізація документообігу і зокрема процесів створення, реєстрації та обміну ТТН. Питання в іншому: чи готовий бізнес знову зайти в сезон із процесами, які вже показали, що не витримують навантаження? І чи готовий він платити за це ще один рік?
Володимир Новіков
CPO Medoc ТТН
Посилання: https://medoc.ua/news/jak-vibuduvati-efektivnu-logstiku-v-agrosektor
