Порядок подання до ФСС заяви-розрахунку за електронним та паперовим лікарняним — загалом однаковий. Але електронний лікарняний відрізняється від паперового тим, що містить оновлений код причини непрацездатності та не має серії бланка. Тому заяви-розрахунки за е-лікарняними слід подавати до ФСС окремо від заяв-розрахунків за паперовими лікарняними. Пояснимо докладно, які ще особливості врахувати, коли заповнюєте та подаєте до ФСС заяву-розрахунок за е-лікарняним
Перші п’ять днів тимчасової непрацездатності за лікарняним оплачує роботодавець, а з шостого дня — ФСС. Однак ФСС не виплачує кошти працівникові напряму. Щоб їх отримати, роботодавець подає до ФСС заяву-розрахунок (ст. 34 Закону № 1105). При цьому керується Законом № 1105, Порядком № 12 та Порядком № 1234.
Із публікації дізнаєтеся:
- як правильно заповнити заяву-розрахунок за е-лікарняним;
- на що зважати, коли подаєте заяву-розрахунок до ФСС;
- як діяти, якщо зазначили у заяві-розрахунку неправильну суму виплати за лікарняним.
Коли формувати
Якщо в електронному кабінеті страхувальника бачите е-лікарняний зі статусом «Готовий до сплати», маєте його опрацювати й оплатити. Е-лікарняний набуває цього статусу за сім днів після закриття (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234).+
Комісія із соціального страхування роботодавця протягом 10 днів після того, як е-лікарняний набув статусу «Готовий до сплати», призначає його до оплати (ч. 3 ст. 30, ч. 1 ст. 32 Закону № 1105). Після цього бухгалтер має п’ять робочих днів, щоб сформувати та подати до ФСС заяву-розрахунок за лікарняним (п. 2, 5 Порядку № 12).
Якщо подасте заяву-розрахунок пізніше, ніж за п’ять робочих днів після призначення е-лікарняного до оплати, або не подасте її взагалі, ФСС не оштрафує підприємство, але е-лікарняний не оплачуватиме.
Працівник, якому несвоєчасно оплатили лікарняний або не оплатили його взагалі, може стягнути належні йому кошти через суд.+
Якщо роботодавець своєчасно подав заяву-розрахунок, ФСС опрацює і профінансує її протягом 10 робочих днів (р. дн.).
На практиці ФСС фінансує заяви-розрахунки зі значною затримкою, в порядку «живої черги». Якщо заяву-розрахунок оформили з помилками, ФСС поверне її без фінансування (п. 8 Порядку № 12). Коли виправите помилки, зможете знову подати до ФСС заяву-розрахунок, однак вона потрапить у кінець черги. Тому, щоб не втрачати часу, заповнюйте заяви-розрахунки правильно.
Як заповнити заяву-розрахунок
Заяву-розрахунок за е-лікарняним заповнюйте за аналогією з паперовим лікарняним. Заява-розрахунок складається із основної частини та додатків до неї.
основна частина
У паспортній частині заяви-розрахунку зазначте:
- найменування страхувальника (тобто роботодавця);
- контактний номер телефону та місцезнаходження роботодавця (юридичну адресу);
- код підприємства за ЄДРПОУ;
- окремий поточний рахунок у банку або відповідному органі Казначейства, МФО.
У табличній частині заяви-розрахунку напишіть:+
- відповідний вид матеріального забезпечення;
- кількість днів тимчасової непрацездатності, яку має оплатити ФСС;
- суму коштів, яку має виплатити ФСС.
У заяві-розрахунку суму замовлених коштів зазначайте в гривні з копійками.
В останній графі табличної частини позначте, який із додатків долучаєте до заяви-розрахунку, та підпишіть її.
додатки
Форма заяви розрахунку передбачає п’ять додатків залежно від виду допомоги, на яку претендує працівник. Якщо замовляєте у ФСС кошти на оплату е-лікарняного, долучіть до заяви-розрахунку Додаток 1.1.
Е-лікарняний:
– не має серії бланка листка непрацездатності;
– має власний унікальний номер, який, зокрема, містить інформацію про те, первинний е-лікарняний чи продовження;
– містить оновлений номер причини непрацездатності.
У Додатку 1.1 до заяви-розрахунку:
| графу 7 | залиште порожньою |
| у графі 8 | зазначте унікальний номер е-лікарняного, який складається із 17 цифр |
| у графі 9 | зазначте: – 1 — якщо е-лікарняний є первинним; – 2 — якщо е-лікарняний є продовженням попереднього |
| у графі 10 | напишіть оновлений номер причини непрацездатності за е-лікарняним. Оновлені номери причини непрацездатності див. табл. |
| решту граф | заповнюйте як зазвичай |
Оновлені номери причин непрацездатності в електронному та паперовому лікарняних
Причина непрацездатності та способи їх оплати
Первинний чи продовження
Особливу увагу приділіть заповненню графи 9 Додатка 1.1.
Унікальний номер е-лікарняного, що був сформований до 01.10.2021, відрізняється від унікального номера, який формують із цієї дати.
До 01.10.2021 унікальний номер е-лікарняного система формувала у форматі ХХХХХХХХХХ-Х, де:
- перші десять цифр (ХХХХХХХХХХ) — унікальний номер е-лікарняного;
- цифра після тире (Х) — статус е-лікарняного — первинний чи продовження попереднього. Якщо після тире стояла цифра 1, це означало, що лікарняний первинний, а якщо 2, 3, 4, 5 тощо — подовження.
Тож десятизначний унікальний номер в усіх е-лікарняних, що засвідчують один страховий випадок, був однаковий незалежно від того, який заклад охорони здоров’я (ЗОЗ) його видав. А за номером після тире можна було визначити, первинний е-лікарняний чи продовження попереднього. Але практика показала, що такий спосіб формування унікального номера е-лікарняного неефективний через значну кількість помилок у системі.
Тому із 01.10.2021 МОЗ змінило формат унікального номера е-лікарняного. Наразі він складається із 17 цифр і генерується у форматі ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х, де:
- перші шість цифр (ХХХХХХ) — номер випадку непрацездатності;
- наступні десять цифр (ХХХХХХХХХХ) — номер листка непрацездатності;
- остання цифра (Х) — номер версії е-лікарняного.
На відміну від попереднього формату номера е-лікарняного, тепер останню цифру позначають цифрою 1 у разі створення як первинного е-лікарняного, так і його продовження. Цей номер лікар може збільшувати — зазначати цифри 2, 3, 4 і далі за порядком, коли вносить кожну наступну зміну до е-лікарняного. Ці цифри свідчить про те, скільки разів хворий з’являвся на прийом до лікаря. На розмір оплати е-лікарняного ці цифри не впливають.
Е-лікарняний не має серії бланку, однак містить оновлений код причини непрацездатності
Щоб визначити версію е-лікарняного — первинний чи продовження попереднього, проаналізуйте:
– перші шість цифр унікального номера е-лікарняного (номер випадку тимчасової непрацездатності);
– дати періоду тимчасової непрацездатності.
Якщо в декількох е-лікарняних періоди непрацездатності не перериваються, а номер випадку тимчасової непрацездатності:+
- однаковий — це один страховий випадок. Тобто е-лікарняний, який сформували першим, є первинним, а кожен наступний — продовженням.
- різний — це різні страхові випадки. Тобто кожен із е-лікарняних є первинним.
Приклад 1. Два е-лікарняні засвідчують один страховий випадок
Період хвороби працівника засвідчують два е-лікарняні:
– перший — із 04.10.2021 до 12.10.2021, унікальний номер — 748352-0123456789-1;
– другий — із 13.10.2021 до 28.10.2021, унікальний номер — 748352-9876543210-1.
Як правильно оформити заяву-розрахунок до ФСС за цими лікарняними?
Оскільки обидва е-лікарняні мають однаковий номер випадку непрацездатності, а періоди непрацездатності йдуть один за одним, обидва е-лікарняні засвідчують один страховий випадок, тобто перший е-лікарняний є первинним, а другий — його продовженням.
Відповідно, роботодавець оплачує перші п’ять днів тимчасової непрацездатності — з 04.10.2021 по 08.10.2021, а ФСС — з шостого дня, тобто з 09.10.2021.
У графі 9 Додатка 1.1 до заяви-розрахунку зазначимо:
– за першим е-лікарняним — 1;
– за другим — 2.
| Приклад 2. Два е-лікарняні засвідчують різні страхові випадки Період хвороби працівника засвідчують два е-лікарняні: – перший — із 06.10.2021 до 18.10.2021, унікальний номер — 856371-0123456789-1; – другий — із 18.10.2021 до 29.10.2021, унікальний номер — 357852-0123456789-1.Як правильно оформити заяву-розрахунок до ФСС за цими лікарняними?Оскільки е-лікарняні мають різні номери випадку тимчасової непрацездатності, вони засвідчують різні страхові випадки, хоча періоди непрацездатності йдуть один за одним. Тобто обидва е-лікарняні є первинними.Відповідно, роботодавець оплачує перші п’ять днів за кожним е-лікарняним. У графі 9 Додатка 1.1 до заяви-розрахунку за кожним лікарняним зазначимо 1. |
Зразок заповнення Додатка 1.1 до заяви-розрахунку — у Додатку.
Оскільки змінився лише спосіб заповнення Додатка 1.1 до заяви-розрахунку, наведемо зразок його заповнення щодо працівника, якому лікар за одним страховим випадком сформував два е-лікарняні. Дані працівника:
- середньоденна зарплата — 262,81 грн;
- страховий стаж — повних 8 років;
- страховий стаж за рік перед страховим випадком — 12 місяців.
Розриви та накладки
На практиці за е-лікарняними, які засвічують тимчасову непрацездатність за одним страховим випадком, можуть траплятися розриви та накладки. Пояснимо, як діяти в таких ситуаціях.
Розривом у е-лікарняних називають ситуацію, коли лікарняні видали за одним страховим випадком, але період непрацездатності за другим е-лікарняним починається на кілька днів пізніше, ніж завершується за першим.
ЗОЗ формує е-лікарняний в реєстрі листків непрацездатності з орієнтовною датою одужання хворого. Тому ситуація, коли за одним страховим випадком сформували декілька е-лікарняних і між ними є розрив, скажімо на вихідні, виникає вкрай рідко.
Якщо у е-лікарняних є розрив і номер випадку тимчасової непрацездатності на всіх е-лікарняних однаковий, е-лікарняні засвідчують один страховий випадок. У цьому разі коштом роботодавця оплатіть перші п’ять днів тимчасової непрацездатності лише один раз. Дні, які не засвідчує е-лікарняний, вважайте днями порушення режиму, що встановив лікар, і не оплачуйте їх.
Накладкою в е-лікарняних називають ситуацію, коли період тимчасової непрацездатності за одним е-лікарняним накладається на період непрацездатності за іншим е-лікарняним.
Нова редакція Наказу № 1234 передбачає, що в ситуації, коли один е-лікарняний накладається на інший, лікар, який формує медвисновок, має скоротити тривалість одного з таких е-лікарняних. При цьому той чи той е-лікарняний скорочують за правилами Порядку № 1234.
У разі накладки період е-лікарняного лікар скоротить упродовж семи днів від моменту його закриття (коли він набуде статусу «Готовий до сплати»). Якщо е-лікарняні вже набули статусу «Готовий до сплати», але накладка і надалі існує, це свідчить про наявність технічної помилки в реєстрі е-лікарняних. Щоб її виправити, повідомте про помилку лікарю, який формував медвисновок працівника. Для цього направте лікарю письмовий запит.
Як подати заяву-розрахунок до ФСС
Заяву-розрахунок подавайте до ФСС у паперовому вигляді особисто або в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису (п. 6 Порядку № 12). Процедура подання заяви-розрахунку за е-лікарняним така сама, як і за паперовим лікарняним.
Якщо подаєте заяву-розрахунок онлайн, робіть це за допомогою клієнтського спеціалізованого програмного забезпечення.
Роботодавець не може подати заяву-розрахунок через відповідний інтерфейс в електронному кабінеті страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ, тому що наразі він не працює, а подані через нього заяви-розрахунки до ФСС не надходять. Аналогічну інформацію ФСС надав у Роз’ясненні.
Коли отримаєте виплату
Якщо зауважень до заяви-розрахунку немає, ФСС профінансує її протягом 10 р. дн. Коли кошти надійдуть, виплатіть їх працівникові, щодо якого ЗОЗ сформував е-лікарняний. Допомогу з тимчасової непрацездатності, для догляду за хворою дитиною чи у зв’язку з вагітністю та пологами виплачуйте працівнику в найближчий день виплати зарплати на підприємстві (ст. 32 Закону № 1105).
Після оплати е-лікарняного коштом ФСС подайте до ФСС Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам за формою із додатка 2 до Порядку № 12 (п. 10 Порядку № 12). Строк подання повідомлення — протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо не подасте повідомлення, ФСС проведе позапланову перевірку роботодавця щодо використання коштів ФСС (п. 11 Порядку № 12).
Як діяти, якщо помилилися
Нерідко трапляються випадки, коли через помилки чи нововиявлені обставини у заяві-розрахунку роботодавець замовляє менше чи більше коштів, ніж треба за лікарняним.
Наприклад, лікарняний оплатили з урахуванням фактичного страхового стажу працівника в розмірі, нижчому за 100%. А потім працівник надав відомості, що він є постраждалим унаслідок аварії на ЧАЕС, тому лікарняний йому слід оплачувати у розмірі 100%. Або навпаки, лікарняний оплатили у розмірі 100%, однак виявилося, що страховий стаж працівника не підтверджений відомостями з Єдиного державного реєстру застрахованих осіб, тому лікарняний слід оплатити у розмірі 50%. Такі помилки потрібно виправити.
Якщо за одним е-лікарняним зазначили в заяві-розрахунку меншу суму, ніж потрібно, а за іншим е-лікарняним, який засвідчує той самий страховий випадок, — навпаки, більшу, в жодному разі не коригуйте замовлені суми взаємозаліком (щоб загальна сума за двома е-лікарняними була правильною). Коригуйте суму замовлених коштів для фінансування кожного е-лікарняного окремо.
Якщо коштів замовили:
| менше, ніж потрібно | подайте нову заяву-розрахунок. Зазначте в ній унікальний номер відповідного е-лікарняного і суму, яку потрібно доплатити. До заяви-розрахунку додайте пояснювальну записку із поясненням причини недоплати. Суму недоплати ФСС профінансує в установлені законом строки на загальних підставах |
| більше, ніж потрібно, та вже отримали їх від ФСС | виплатіть працівнику правильну суму, решту коштів поверніть ФСС протягом трьох робочих днів, а про причину повернення проінформуйте ФСС офіційно (п. 12 Порядку № 12) |
Коли виявили помилки минулих періодів — поза межами чинного бюджетного року, надлишково нараховані та виплачені кошти поверніть ФСС разом з обґрунтованим письмовим поясненням причин повернення страхових коштів (п. 13 Порядку № 12).
Якщо повернете кошти упродовж трьох днів, ФСС роботодавця не штрафуватиме.
НА ЗАМІТКУ
У Порядку видачі е-лікарняних знову можливі зміни
МОЗ підготувало проєкт наказу, щоб усунути існуючі недоліки:
– у Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженому Наказом МОЗ від 01.06.2021 № 1066;
– у Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженому наказом МОЗ від 17.06.2021 № 123.
Зміни передбачають, зокрема:
– статус «готовий до сплати (виданий)» е-лікарняний набуватиме через сім днів після дати його закриття;
– випадок тимчасової непрацездатності за категорією «Догляд за хворою дитиною» не може перевищувати 14 календарних днів в амбулаторних умовах (для дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю до 18 років), для особи, яка здійснює догляд, окрім випадків, коли необхідно перебувати із пацієнтом під час його госпіталізації або лікування в санаторно-курортному закладі;
– лікуючий лікар санаторно-курортного закладу формуватиме медичний висновок категорії «Догляд за хворою дитиною»:
• для осіб — у разі догляду за дитиною, постраждалою внаслідок аварії на ЧАЕС, для проходження санаторно-курортного лікування;
• для осіб, які виховують дитину з інвалідністю до 18 років, — за наявності показань про необхідність стороннього догляду під час лікування в санаторно- курортному закладі.
Джерело: проєкт наказу МОЗ «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров’я України»
Посилання: https://egolovbuh.mcfr.ua/934370
