Майже кожен платник ПДВ стикається з ситуацією, коли потрібно реєструвати податкові накладні або коригування після зміни керівника. Часто виникає питання: як саме та за допомогою підпису якого з керівників податкові накладні або коригування мають бути зареєстровані? У цьому матеріалі ми розглянемо всі можливі сценарії та покрокові інструкції.
Хто має право підписувати податкові накладні?
Підписувати податкові накладні має право особа, яка уповноважена на це:
- Установчими документами платника податку
- Довіреністю
- Законом або іншими актами цивільного законодавства
Важливо: Директор, підписуючи наказ про прийняття особи на певну посаду, автоматично наділяє її правами та обов’язками, передбаченими відповідною посадовою інструкцією. Крім того, директор окремим наказом може делегувати працівнику підприємства додаткові права та обов’язки в межах чинного трудового законодавства, в тому числі й право підписання ПН.
Як передати право підпису ПН іншій особі?
Для передачі права підпису ПН та РК іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, а саме дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, за допомогою форми F/J 1391103 “Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису” (далі – “Повідомлення щодо КЕП”) (мал. 1).
Дане повідомлення направляється також у випадку зміни бухгалтера або потреби надати право підпису відповідальній особі.
5 типових випадків зміни директора
📋 Випадок 1. Змінився директор, відповідальної особи з правом підпису ПН/РК не було
Що робити:
- Потрібно подбати про реєстрацію всіх ПН, підписаних попереднім директором, до дати його звільнення
- Новий директор, який отримає ключ після вступу на посаду, зможе підписувати лише ті податкові накладні, які були складені після його призначення
Додатковий варіант: Якщо у вас є співробітник, який має чинний сертифікат, проте колишній директор не реєстрував його у ДПС, то новий директор після призначення може його зареєструвати, відправивши “Повідомлення щодо КЕП” до ДПС, з типом підпису “Підпис податкових накладних”. Це дасть можливість цьому співробітнику підписувати податкові накладні, складені після отримання ним сертифікату, в тому числі за період до звільнення попереднього директора.
📋 Випадок 2. Змінився директор. Бухгалтер, який підписує ПН/РК, не змінювався
Важлива інформація: В день звільнення директора в ЄДР вносяться відповідні зміни, і “Повідомлення щодо КЕП”, відправлені колишнім директором про право підпису електронних документів бухгалтером, втрачають силу.
Покрокові дії:
- Новий керівник має отримати КЕП
- Набути статус суб’єкта електронного документообігу, відправивши “Повідомлення щодо КЕП” бухгалтера в ДПС
- Після отримання квитанції про набуття платником статусу суб’єкта електронного документообігу, бухгалтер зможе продовжувати підписувати ПН, що були складені до дати зміни директора
Важливо: Новий керівник зможе підписувати лише ті податкові накладні, які були складені після його призначення.
📋 Випадок 3. Директор та бухгалтер звільнились одночасно
Якщо нові директор та бухгалтер приступають до роботи на наступний день:
Покрокові дії:
- Подбати про реєстрацію всіх ПН, підписаних попереднім директором та бухгалтером, до дати їх звільнення
- Після змін в ЄДР нові директор та бухгалтер мають отримати КЕП
- Набути статус суб’єкта ЕДО – для цього слід направити до ДПС перший електронний документ, наприклад, “Повідомлення щодо КЕП” бухгалтера
📋 Випадок 4. Є розрив в часі між звільненням попереднього директора і прийняттям нового
Покрокові дії:
- Необхідно подбати про реєстрацію податкових накладних, які були виписані до дати звільнення директора включно
- Після прийняття нового директора на роботу відбудеться зміна даних в ЄДР
- Новий директор має отримати КЕП та відправити перший електронний документ, підписаний своїм КЕП
Рекомендація: На період відсутності чинного директора потрібно розширити коло підписантів для ПН, і до його звільнення зареєструвати у податковій сертифікат КЕП особи, якій дали право підпису ПН. Після прийняття нового директора йому потрібно набути статусу суб’єкта ЕДО і подати “Повідомлення щодо КЕП” цього співробітника, після чого ця особа зможе надалі підписувати ПН, в тому числі за період до звільнення попереднього директора.
⚠️ УВАГА: Що стосується ПН/РК, складених у період після звільнення попереднього директора та до отримання КЕП новим директором і за відсутності відповідальної особи із КЕП для підписання ПН/РК, то їх реєстрація залишається під питанням, оскільки фактично на підприємстві в цей період не було посадової особи, яка б мала право підпису. ЄРПН з великою ймовірністю не прийме такі документи. В такому випадку їх реєстрацію в ЄРПН можна спробувати вирішити у судовому порядку.
📋 Випадок 5. Є розрив в часі між звільненням директора і прийняттям нового, але бухгалтер має право підпису ПН
Це найбільш безпечний варіант!
У цьому випадку бухгалтер буде мати можливість зареєструвати ПН, які не були зареєстровані протягом періоду відсутності директора, вже після вступу на посаду нового директора.
Для цього:
- Новому керівнику потрібно отримати КЕП
- Набути статусу ЕДО, відправивши “Повідомлення щодо КЕП” даного бухгалтера
Практичний кейс: Реєстрація ПН в M.E.Doc
Портрет підприємства:
- Бухгалтер підприємства
- Оптова торгівля різними технічними машинами, устаткованням і послугами
- Платник ПДВ
- За підписання та реєстрацію Податкових накладних відповідає лише керівник
- Відбулась зміна Директора
- Кількість податкових накладних більш ніж 100 шт. в місяць
- Використовують M.E.Doc модулі “Звітність” та “Облік ПДВ”
- Мають діючі електронні підписи від АЦСК “Україна” обох директорів
Потреба клієнта:
“У нас змінюється керівник. До 01.04.24 діє попередній директор, а з 02.04.24 вже буде новий. Що нам потрібно для зміни підписів? Які налаштування здійснити в програмі? Як зареєструвати податкові накладні, що були виписані поки діяв попередній керівник, а реєстрація цих податкових припадає на період дії вже нового директора?”
Запропоноване рішення:
Клієнту спочатку запропонували підготувати необхідний перелік документів для отримання підпису на нового директора. Оформити 02.04.24 підпис на нового керівника та зареєструвати його в ДПС.
Оскільки в Клієнта не було іншої особи, що міг би бути відповідальним за ведення бухгалтерського обліку чи за реєстрацію Податкових накладних під час роботи попереднього і нового керівника, ми запропонували в програмі M.E.Doc скористатись функціоналом підписання податкових накладних “іншим чинним підписом”.
Покрокова інструкція роботи в M.E.Doc
Етап 1. Підготовка документів та отримання КЕП
Клієнт підготував документи для отримання підпису на нового директора та 02.04.24 в день призначення оформив підпис. З переліком необхідних документів можна ознайомитись на сайті АЦСК.
Етап 2. Внесення інформації про нового директора
В програмі M.E.Doc в картці установи внесли інформацію про нового директора в розділі “Керівництво” (мал. 2 ).
Етап 3. Завантаження сертифікату
Завантажили в програму сертифікат нового керівника в реєстрі сертифікатів.
Етап 4. Налаштування комплекту підписів
На період реєстрації податкових накладних, що були виписані в перехідний період зміни керівників, налаштували комплект підписів з врахуванням вибору обох директорів.
Важливо: Після завершення реєстрації таких податкових накладних, налаштування можна змінити буде тільки на нового керівника (мал. 3).
Етап 5. Укладення договору з податковою
Заключили договір з податковою шляхом реєстрації нового сертифікату підпису керівника в ДПС – відправили “Запит про отримання витягу щодо стану розрахунків з бюджетами та цільовими фондами за даними органів ДПС” (J1300207) з програми, підписавши підписом нового директора та печаткою (мал. 4).
Етап 6. Реєстрація ПН через функціонал “іншим чинним підписом”
В програмі вже були створені Податкові накладні, що були виписані поки діяв попередній керівник і ще не пройшли реєстрацію.
Покрокові дії:
- Обрали одну податкову накладну, яку потрібно зареєструвати
- В обраній Податковій накладній посадовою особою вказали попереднього директора, що діяв на день її складання/виписки
- Підписали його підписом і відправили на реєстрацію в ДПС
- Отримали квитанцію №1, що документ не прийнято через те, що підписант (попередній керівник) вже не є посадовою особою на підприємстві
- В цьому відхиленому документі, не копіюючи, натиснули вкладку “Наступні дії”
- Обрали “Продовжити обробку документа” (мал. 5)
- Обрали “Підписати іншим чинним підписом”
- Обрали ключ нового керівника, що діє на дату реєстрації ПН
- Підписали і відправили в ДПС
- Отримали квитанцію – “Документ прийнято” ✅
Податкова накладна успішно зареєстрована! 🎉
Результати впровадження рішення:
✅ Клієнт швидко отримав ключ на нового керівника
✅ Отримав кваліфіковану допомогу в налаштуванні та роз’ясненні послідовності дій
✅ Всі податкові накладні, що виписувались в період зміни директора, успішно зареєстровані в ЄРПН
✅ Використання продуктових рішень M.E.Doc та підписів АЦСК Україна забезпечило безперебійну роботу
Корисні поради
🎯 Рекомендації для планування зміни керівника:
- Завчасно розширте коло підписантів – додайте право підпису ПН відповідальній особі до зміни директора
- Отримайте КЕП заздалегідь – новий директор може оформити електронний підпис ще до офіційного призначення
- Використовуйте функціонал M.E.Doc – “підписання іншим чинним підписом” вирішує більшість проблем
- Не залишайте розриву без покриття – якщо між звільненням і призначенням є пауза, обов’язково призначте відповідальну особу з правом підпису
⚠️ Чого уникати:
- ❌ Не залишайте підприємство без жодної особи з правом підпису ПН
- ❌ Не намагайтеся реєструвати ПН без відповідних повноважень
- ❌ Не ігноруйте необхідність відправки “Повідомлення щодо КЕП” новим директором
- ❌ Не забувайте про необхідність набуття статусу суб’єкта ЕДО
Зміна директора не має стати проблемою для реєстрації податкових накладних, якщо все заздалегідь спланувати. Використовуючи інструменти M.E.Doc та дотримуючись описаних вище інструкцій, ви зможете безперебійно продовжувати роботу навіть в період кадрових змін.
Потрібна допомога? Звертайтесь до спеціалістів Бізнес-центр Полісся – ми допоможемо налаштувати програму, оформити електронні підписи та проконсультуємо з будь-яких питань електронного документообігу!
Використанні матеріали:
https://www.intelserv.net.ua/blog/material/id/512
https://bcp.biz.ua/yak-zareyestruvati-podatkovu-nakladnu-pri-zmini-direktora/
